PAUTAS PARA EL GOBERNADOR. Parte 1

Por PDG Tony Pérez Lázarus
Club de Leones de Rohrmoser
Distrito D-4, Costa Rica

Gobernador Electo:
Tu Distrito Leonístico te ha elegido como la máxima autoridad leonística y desde ese momento comienza tu preparación. Basado en tu experiencia has comenzado a conformar tu estrategia, tu equipo de trabajo, tus asistentes más cercanos y tus asesores. Si lo haces con tiempo, te felicitamos porque los vas a necesitar a todos.

YA GOBERNADOR:
Imaginemos que ya has ido y regresado de la Convención Mundial que te corresponde asistir y a partir del 1 de Julio comienza la tarea. Vienes imbuido de nuevas ideas, de grandes motivaciones, de nuevos planteamientos, de nuevas instrucciones en que tendrás que ordenarlos y saber cuales aplicar y cómo hacerlo. Recuerda que también tienes un Distrito y un país a que atender. Tu  gran misión: "Que se te recuerde históricamente como un Gran
Gobernador".

VISITAS A LOS CLUBES:
Organizando las visitas: Preferiblemente antes de que partas a la Convención Mundial debes tener una estrategia sobre el rol de visitas que realizarás a los clubes que tienes bajo tu responsabilidad. Un camino es trabajar sobre la guía de visitas que usó el Gobernador anterior. Generalmente funciona y es casi como una tradición en  que los clubes esperan al Gobernador en ciertas partes del año.  Te aconsejamos casi que respetarla y no complicarse. El otro es crear tu propio rol de visitas por lo que tendrás que hacer un trabajo de llamadas telefónicas (haciéndolo conjuntamente con tu Secretario).Aquí va calendario, va millaje, distancias, días, hoteles y coherencia en la programación.  Muy bien, ya tienes algo, un rol de visitas ya programadas antes de irte a la Convención.

PREPARATIVOS ANTES DE LA VISITA AL CLUB
Como soy muy amante del buen protocolo y un orden establecido, aconsejaré a los Gobernadores que sean bastante detallistas y preparen con tiempo su visita al club. No se trata simplemente de llegar y ver que pasa. He aquí algunos puntos a seguir antes de partir al club:
1) Una carta señalando que el Gobernador ha decidido visitar el club
2) La fecha y mes
3) Establecer bien claro que se trata de una visita oficial al club. Esto
para que no haya sorpresas.
4) Que tendrá la oportunidad de analizar el Status de dicho club.
5) Que el Gobernador ofrecerá su mensaje oficial a dicho club.
6) En la respuesta que brinde el club, le den detalles sobre particularidades que tendrá la sesión.

TUS FUNCIONARIOS COLABORANDO:
Definitivamente que Usted va a compartir las funciones con su Secretario y con su Tesorero. Le aconsejamos que un par de días antes de la visita al club, su Secretario haga una llamada telefónica al Secretario o Presidente del club para recordarle de nuevo la visita, saber el lugar exacto en que se efectuara la sesión, la hora, si habrá algún evento especial que el Gobernador deba saber (actividades culturales, donaciones especiales, juramentación de nuevos socios, personalidades de la comunidad que asistirán, premiaciones viniendo de Lions que desean que usted entregue, tipo de traje que se deberá usar para la sesión)
Es importante el escenario. Será en un salón grande, en la casa de un compañero, en la sede del club, etc. En todos debes tener un comportamiento de altura. El Secretario del Club  puede pedirle algo especial que lleve la delegación del Gobernador. Esto es trabajar detalladamente, no improvisar.

ANTES DE PARTIR A LA VISITA:
Es importante que Usted Compañero Gobernador haya mantenido un estrecho contacto con su Vicegobernador, con su Jefe de Región y principalmente con su Jefe de Zona, que es el funcionario que podría saber más sobre las interioridades de dicho club. Ahí él le puede hablar de asistencia, de comportamiento de los grupos, del club Leo, de la Comisión de Damas, de
conflictos que puedan haber, de logros que tiene el club, de proyectos futuros, de cómo funciona el Presidente, de cómo se encuentra la tesorería y principalmente la moral y la proyección hacia la comunidad. Así va Usted tranquilo, bien informado y con muchas respuestas a la mano. Nunca deje que lo sorprendan o lo tomen fuera de base, o que parezca que Usted es ajeno a las dificultades o los éxitos del club. Tiene que irte bien. Estás preparado para cualquier eventualidad.

PAUTAS PARA EL GOBERNADOR. Parte 2

En nuestra primera parte del trabajo, dirigido a todos aquellos que quieren ser Gobernadores, hablamos sobre la coordinación de visitas a los clubes y brindamos algunos detalles pertinentes. Continuamos.

NO SE OLVIDE LLEVAR
Ya sabes bastante sobre el Club que vas a visitar. Ten en tu mente, que allá a cierta distancia hay una serie de Compañeros que han puesto gran expectativa en tu visita. Es el personaje máximo del Distrito, el líder, el que más sabe, el que esta actualizado con toda la información porque viene de la Convención Mundial. Tienes que quedar bien. No defraudar. Estas son mis recomendaciones para  lo que debes llevar:

1)  Un discurso preparado. Ya sea en su mente o escrito. Bien estructurado, cada punto subiendo en calidad conforme los vas pronunciando.

2) .La documentación necesaria para una Juramentación de nuevos socios (Una copia del Código de Etica, los Objetivos de Lions International. Saber pronunciar las palabras exactas de la Juramentación, pero principalmente que sepas el proceso de la misma. Averiguar con  antelación quienes serán los juramentados, tenga la lista frente a Usted y no se atenga a su memoria para evitar problemas al momento de enunciarlos. Es mal protocolo equivocarse en
esto porque entonces la audiencia ríe y goza con esto.

3) Un Curriculum de su trayectoria Leonística siempre de reserva dentro de su maletín. Buena práctica es entregar una copia a su Secretario, al Jefe de Zona y Región, pero si no vienen... Ahí está Usted con la suya. En la mayoría de los clubes acostumbra un funcionario presentarlo y leerlo. Que este curriculum sea breve, bueno y sustancioso. No fastidie con páginas y páginas. Los compañeros se dormirán.

4) Tenga siempre una Agenda modelo. Probablemente el Club de Leones ya tiene una preparada, pero también sucede que pueden atenerse a que la Gobernación la lleva. Esto se arregla cuando su Secretario haya coordinado con los funcionarios del Club

5) Como la sesión será protocolaria le recomendamos llevar un audiocassete con la música que generalmente se toca en este tipo de sesiones:(El ingreso de la bandera del país, el himno Nacional, la Marcha de Istmania o el Himno Leonístico Latinoamericano y luego la salida de la bandera) Le aconsejamos que tenga un cassette editado especialmente (todo en uno solo y en el orden establecido) Esto como seguridad porque es al club anfitrión al que le toca todo este protocolo.

6) No olvidar las tarjetas con los nombres de los funcionarios del Distrito, del club visitado, ex gobernadores, etc, quienes pudieran estar dentro de la audiencia. Generalmente el Secretario de la Gobernación lleva estas tarjetas. Le aconsejamos que Usted también ande con un juego particular.
Recuerde siempre hay que ser precavido. Si no las lleva, antes de comenzar la sesión, apunte según el orden de precedencia, las personas que tiene que citar. Si hay invitados especiales, no Leones, como Alcaldes, miembros de la Iglesia, personalidades de la comunidad, recoja sus nombres y cítelos.

PAUTAS PARA EL GOBERNADOR. Parte 3

Visitas a los Clubes
En capítulos anteriores habíamos hablado de la preparación previa antes de visitar el club. Hoy nos ubicaremos ya en el club y Usted actuando como Gobernador.

Analizando el Club:

Hay Distritos que tienen un estilo particular de hacer la "entrevista" previa con los funcionarios del club. En algunos, el Secretario del Distrito se reúne con el Secretario del club, el Tesorero con el Tesorero y el Gobernador con el Presidente. En otros, es una reunión entre el equipo del Gobernador y el equipo del Club y en otros el Gobernador sabe todo y conversa con los tres.
De lo que sí es cierto es que el Gobernador debe llenar la fórmula especial que le envía Lions International para cubrir esa visita. Visita realizada, fórmula hecha. Al final del mes Ud. recoge todos los formularios de visita, incluyendo un relato de los gastos del mes como hoteles, millaje u otros y los envía a Lions International.

Durante la breve entrevista con los funcionarios, que debe hacer minutos antes de la ceremonia oficial, el Gobernador conversa sobre su plan de trabajo, los programas de Lions, los programas que realiza dicho club. En general darse cuenta cuál es el Status de dicho club y que Usted se vaya de ahí con un buen retrato del mismo.  Le aconsejamos que a esta sesión llegue Usted amigo Gobernador, por lo menos una media hora antes de la apertura.

LA SESION.

Trate de que el club no encasille su visita oficial dentro de una sesión común y corriente del club. Usted es la autoridad máxima del Distrito y merece una sesión protocolaria adecuada. Es recomendable para que los miembros del club sepan que es una reunión diferente a las que están acostumbrados. El club ha extendido una invitación a cada socio por lo tanto el ambiente se torna muy especial. Se estila poner en práctica los protocolos apropiados. Y se dedica la sesión exclusivamente para recibir al Gobernador.  Hay clubes que argumentan que "desean que el Gobernador los vea trabajando" y en muchas oportunidades la reunión se torna larga, con discusión de conflictos y otros asuntos, en la cual Usted será espectador. Al final nadie se encuentra con espíritu para escuchar su mensaje. Así que pida a su Secretario de Distrito que le ayude en esto.

EL PROTOCOLO.

Como soy muy amante del protocolo, siempre insistiré en que el mismo debe imperar en sesiones de visita de clubes, sesiones de Gabinete, Convenciones, Sesiones de Distrito Múltiple, Visitas de personalidades de Lions International,etc. Acostumbre a su Distrito a esta buena práctica. Que los funcionarios de la mesa principal estén sentados en el lugar que les corresponde. Si no lo saben en el club, haga que alguien de la Gobernación le ayude. Aprenda a colocar sus tarjetas en el orden apropiado, pronuncie bien los nombres (el protocolo se rompe cuando los asistentes se ríen y ya el Gobernador no será el mismo). Si hay personalidades del lugar presentes, inclúyalos dentro de una lista que tenga a la mano.

PAUTAS PARA EL GOBERNADOR. Conclusión

Las Visitas a los Clubes. Conclusión
Concluimos este breve instructivo sobre asuntos pertinentes a la visita del Gobernador de Distrito. Ya ha entrevistado a las autoridades del club, se ha iniciado la sesión protocoloria en donde lo reciben y viene ya el momento de pronunciar su discurso.

Tenga Usted presente que muchos compañeros Leones de ese club que visita, han sentado una gran expectativa en lo que Usted va a hacer y decir. Es la autoridad máxima, el León que "más sabe", el de "melena larga" y todos esos epítetos que se acostumbran señalar. Por lo tanto aproveche la oportunidad para dejar una buena impresión. A veces uno lleva el discurso ya hecho o lo tiene bien ordenadito en la cabeza, pero sucede que la campiña, el ambiente del club al llegar Usted, algún evento importante que va ocurrir y no lo sabía, hacen que Usted deba tener la capacidad de improvisar un poco. Y hay que hacerlo. Pero hablemos de situaciones normales. Este discurso debe ser bien medido, en el tiempo apropiado, bien efectivo, que llegue, que no aburra centralizándose mucho en un tema, que a lo mejor a Usted le interese pero al club no tanto. En el incluirá temas como los programas de Lions International para ese año que aprendió en la Convención, los programas que deseas impulsar en el Distrito, tú programa, un poco de motivación, algo que impulse el club a trabajar en grande y a los Leones a sentirse importantes, cite el entorno, alguna cosa importante de ese club, impúlselos a buscar un leonismo efectivo y moderno pero siempre sobre las bases firmes de la organización. Si se acostumbra, deje un recuerdo de su visita, un pin, un banderín, etc. Si su Dama desea reconocer también a alguien, aprovechen la oportunidad para hacerlo, al final de su discurso. .

AL FINAL DE LA SESION Y SEGUIMIENTO:
El maestro de cermonias ha finalizado la sesión. Pero allí no termina su trabajo con ese club. Si hay una actividad posterior a la reunión, unos bocadillos, unos aperitivos, aproveche en el bien del leonismo y del nuevo liderazgo, la oportunidad de conversar e intercambiar impresiones con los miembros de ese club que usted no conoce". Los que ya conoce y los ve con fencuencia, salúdelos, pero hable y aprenda de los otros. Una conversación con un Gobernador, más si Usted lo ha impresionado con su trabajo y discurso, puede ser un motivo para que alguien decida prestar mayor atención al liderazgo.
Una vez en su casa, revise esos apuntes que recogió, tome acción inmediata en asuntos que requieran una urgencia para colaborar con dicho club, coordine con su Secretario, Tesorero o el Asesor pertinente, para hacerle llegar la información o dato que requiera. No deje que pasen días y a lo mejor meses sin que se haga algo de lo prometido al club. La pasarán la factura luego si no hizo nada, pero también lo podrán alabar. Si no se puede o no hay solución, simplemente llámelos y dígales la verdad. Verás que en cada visita que realices, irás adquiriendo mayor experiencia en el manejo de la visitas. Tu discurso mejorará con los días y finalmente improvisarás con categoría. Ya vas en camino de consagrarte como Gobernador.