Instrucciones para crear Clubes de Leones

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INSTRUCCIONES PARA LA CREACION DE CLUBES DE LEONES


Seguidamente se trata de detallar los pasos que se podrán seguir en la creación de un nuevo Club de Leones, pretendiendo que sirva de orientación para todo Club o León que esté interesado en la Extensión del Leonismo en el Distrito de Costa Rica D-4 y que no ha tenido experiencia en este importante, pero difícil, trabajo.

1.- Siguiendo las indicaciones de la Directiva Internacional, es necesario que todo los Clubes elijan los miembros del Comité de Extensión y Socios, también llamado de Afiliación, compuesto por tres compañeros, cuyos datos serán dados a conocer en el Impreso PU-101-M, en unión del PU-101, en el que se comunica la Directiva de cada año. No necesariamente tienen que ser los miembros de este Comité, quienes se ocupen directamente de la Extensión, Conservación y Aumento de Socios en el Club, pero sí serán los encargados de trasladar al Club esta inquietud, seguir y evaluar los Planes de trabajo que reciban del Distrito y de los Asesores de Socios y Extensión del Distrito.

2.- El Comité de Extensión y Socios, hará un somero estudio de los núcleos de población más cercanos, analizando todos los datos posibles, tales como: distancia de desplazamiento, facilidades de comunicación, número de habitantes, idiosincrasia, entorno laboral, social, cultural, económico, etc.

3.- El resultado de dicho estudio será sometido a la Junta Directiva, para entre todos, establecer un Orden de Prioridades, pero teniendo muy en cuenta la opinión del Comité de Extensión y Socios.

4.- El resultado de este estudio deberá ser trasladado a la Sesión Plenaria, tratando que todo el cuerpo social del Club haga suya esta iniciativa y le preste su apoyo. Se intentará que los miembros del Club aporten nombres de personas conocidas, amigos o familiares radicados en las poblaciones elegidas.

5.- A la vista de las poblaciones elegidas, con su orden de preferencia y las posibilidades de contactos en las mismas, la Junta Directiva y el Comité de Extensión y Socios, estudiará con detenimiento la relación de Socios del Club, con el fin de encontrar aquel que por motivos familiares, amistad o negocio, tenga alguna relación con cada una de las poblaciones, para elegir definitivamente aquella comunidad en la que volcaremos nuestro trabajo de extensión.

6.- Teniendo ya la población seleccionada, se hace necesario nombrar el León Organizador, que podrá ser, o no, miembro del Comité de Extensión y Socios, quien será el encargado de llevar a cabo los trabajos de organización del nuevo Club. Lógicamente en la designación del León Organizador, se deberá tener muy en cuenta que sus conocimientos Leonísticos sean lo bastantes sólidos y amplios, de manera que le permita instruir debidamente a los futuros Fundadores. Igualmente deberá estar convencido y mentalizado de la necesidad de Extensión.

7.- Puede ocurrir que el León Organizador que hayamos elegido. no sea posteriormente el León Orientador, que deberá ocuparse, durante doce meses, de la orientación del nuevo Club después de constituido. En ese caso, es conveniente proceder a su designación simultánea, con el fin de que pueda acompañar al León Organizador en sus visitas a los candidatos a ser Fundadores.

8.- Seleccionada la población (solamente uno a la vez) en la que vamos a trabajar, el León Organizador y el León Orientador (que puede ser un mismo Socio), tenemos que elegir la Persona Clave en la población escogida. Hemos de ser muy cuidadosos en la selección de esta Persona Clave, ya que de ella depende gran parte de nuestro éxito, pues todo nos lo tenemos que jugar a esta carta. Será su responsabilidad el reunir los primeros integrantes del grupo, por lo que debe ser persona respetada y estimada en la localidad, tener poder de convocatoria y conocimiento de la calidad de las personas. No debemos intentar convencer, desde el primer día, a un grupo numeroso; es preferible dedicar el tiempo que sea necesario a mentalizar debidamente a la Persona Clave, que siendo así, y si hemos elegido bien, con seguridad, se preocupará de ir reuniendo las personas idóneas.

9.- Trataremos de tener el mayor número de referencias posibles de la Persona Clave, siendo muy bueno que hubiese tenido alguna experiencia en otro tipo de asociaciones participativas, tales como; Cruz Roja, Juntas Parroquiales, sociedades culturales, recreativas, deportivas, etc., así como que sea una persona emprendedora, con un mínimo de poder de convocatoria y disponer de algún tiempo.

10.- Por parte del miembro de nuestro Club que mejor relación tenga con la Persona Clave, se concertará una entrevista, sin limitación de tiempo, (mejor comida o cena con esposas). Además de ellos deben asistir: El León Organizador; quién nos haya facilitado la entrevista; y como mucho uno más, que puede ser el Presidente del Club, o Presidente del Comité de Extensión y Socios, o el Asesor de Extensión del Distrito, o un Ex Gobernador.

11.- Con anterioridad a dicha reunión, los participantes llegarán a un acuerdo, sobre quién llevará el peso de la charla informativa (preferiblemente, el León Organizador), así como los asuntos a tratar.

12.- En esta primera reunión se informará a la Persona Clave de lo siguiente:

a.- Motivo de la reunión (creación de un Club de Leones en la comunidad).

b.- Ideas muy generales del Leonismo, con un poco de historia, Extensión en el mundo, e importancia de la Asociación.

c.- Filosofía del Leonismo Internacional: Servicio y Amistad.

d.- Aclarar debidamente la no vinculación a partidismo político y sectarismo religioso.

e.- Clubes cercanos y algunas de sus obras más significativas.

f.- Qué pretendemos de él como Persona Clave.

13.- La información de esta primera reunión, no tiene que ser demasiado amplia, pero sí lo suficiente como para convencerle de la bondad del Leonismo, comunicándole que queda muchísimo por decir, pero que es preferible hacerlo en una reunión con más personas. No obstante debe dársele la oportunidad de plantear cuantas dudas desee, contestando a todas ellas. Los objetivos de este primer encuentro son, únicamente, los siguientes:

a.- Intentar conseguir el interés de la Persona Clave por el Leonismo, sin que tenga que salir de esta reunión como un gran entendido.

b.- Conseguir que se comprometa a reunir, en corto plazo de tiempo (una semana o diez días como mucho, un máximo de 10 personas, con el fin de iniciar con ellos la información esencial.

14.- Se debe indicar muy claramente a la Persona Clave, el perfil que estimamos deben tener las personas que pudiesen integrarse en el Leonismo: corrección, buena reputación, participativo, buen carácter y posibilidad económica; aunque fiando en su buen criterio a la hora de elegir los participantes en esa primera reunión informativa, y aclarando que el asistir no supone ningún compromiso previo. No obstante, si conocemos algún miembro de la comunidad, que estimamos interesante para el grupo, podemos indicárselo, con el fin de que lo incluya entre los convocados, caso de conocerlo y sólo si la Persona Clave lo cree conveniente.

15.- Antes de terminar esta entrevista, intentaremos fijar una fecha y lugar preciso para la primera reunión informativa que, de ser posible, deberá ser una semana después a este primer contacto con la Persona Clave.

16.- Durante los días previos a la primera reunión informativa, el León Organizador contactará telefónicamente con la Persona Clave, solicitándole noticias de sus gestiones, animándole a seguir, y confirmando la reunión prevista. Nunca debemos esperar que sea la Persona Clave quién nos contacte. Tenemos que demostrarle que somos nosotros los interesados, dando siempre el primer paso, haciéndole sentirse apoyado y requerido, pero nunca presionado.

17.- Caso de no poder reunir a los posibles Fundadores en el plazo previsto, se le dará un nuevo plazo, de mutuo acuerdo, si fuese posible a la semana siguiente. En el supuesto de no lograrlo tampoco en esta nueva ocasión, deberá ser considerada, muy seriamente, la posibilidad de que nos hemos equivocado en la elección de la Persona Clave. En este caso le visitaremos nuevamente, intentando averiguar los motivos de la demora. Si notamos falta de interés o de poder de convocatoria, le haremos ver la conveniencia, si él lo estima oportuno, de dejarlo pendiente. Nunca deben ser dilatados indefinidamente los plazos para esta primera reunión, sin causa justificada y comprobada. Nada nos podría inducir a pensar que una persona que, por falta de interés o capacidad, no ha conseguido reunir un grupo de personas en 15 ó 20 días, sí lo puede hacer en dos o tres meses. No obstante no debemos olvidar que nos ha costado mucho encontrar la Persona Clave y contactarlo; por eso, antes de abandonar este contacto, tenemos que estar plenamente persuadidos de que nos hemos equivocado, en cuyo caso, debemos, sin dudar, abandonar las gestiones por su mediación.

18.- Si nos ha fallado este primer contacto, tendremos que buscar otra Persona Clave, iniciando las gestiones nuevamente desde el Punto 8.

PRIMERA REUNION


19.- Cuando nuestra Persona Clave haya conseguido convocar la primera reunión, asistirá a la misma, "con puntualidad", el León Organizador, el León Orientador, en el caso de ser distintos, y uno o dos compañeros más, conforme se establece en el apartado 10, pero cuidando de que únicamente hable uno, preferiblemente el León Organizador que, desde el primer día tendrá que hacerse con el liderazgo del grupo, para posteriormente convertirse en León Orientador, o poder trasmitirle ese liderazgo al León Orientador, si va ha ser otro.

20.- Con anterioridad a la reunión de trabajo, intentaremos mantener una charla distendida, no de Leonismo, con los convocados, con el fin de romper el hielo, relajar la tensión y facilitar el conocimiento personal mutuo.

21.- En esta primera reunión serán iniciadas las charlas informativas hablando de lo siguiente:

NOTA: Es conveniente aclarar que los temas que a continuación se relacionan, lo mismo que en las siguientes reuniones, no deben ser considerados con carácter limitado o excluyente, pudiendo incluirse otros que se estimen convenientes. Lo importante es dosificar la información, con el fin de no hacerla monótona ni monográfica, tratando de llevar siempre éste u otro guión debidamente preparado, con un orden lógico de los temas a tratar, para evitar hablar de manera desordenada, o que pueda quedar algo de importancia por comunicar.

a.- Agradecer a todos por su asistencia, y de manera especial a la Persona Clave por su colaboración.

b.- Presentación a los convocados de los Leones asistentes, indicando el cargo que ostentan en el Club o Distrito.

c.- Manifestar que su población se consideró la más idónea, dentro de el Cantón o Provincia, para la creación de un Club de Leones.

d.- Indicar que han sido convocados por considerárseles personas respetadas y repetables de la comunidad, dignas de llevar la insignia del Leonismo.

e.- Hablar de la conveniencia de contar con un Club de Leones en la Comunidad y el honor que representa.

f.- Breve comentario sobre el inicio del Leonismo en el mundo y posteriormente en la Ciudad.

g.- Nombrar los Clubes de Leones más cercanos del Cantón y Provincia y algo de su papel en la comunidad, Se puede enumerar alguna Actividad destacada llevada a cabo por los Clubes cercanos, pero que no sean de elevado coste, que les pueda hacer pensar que su ciudad o entorno es muy pequeño para estar e esa altura; o que requeriría demasiado trabajo, por parte de ellos, el llevar a buen fin ese tipo de Actividades.

h.- Recalcar la necesidad de practicar las dos virtudes principales del Leonismo: EL SERVICIO Y LA AMISTAD.

i.- Señalar la diferencia entre beneficencia y Servicio a la comunidad.

j.- Leer y comentar un poco el Código de Etica y los Objetivos Internacionales, haciendo ver que se trata de unas normas con las que cualquier persona de bien está cumpliendo, sin necesidad de ser León.

k.- Comentar, muy de pasada, la estructura de la Asociación y el Distrito, pero cuidado no decir nunca Estados Unidos o Chicago. Somos una Organización Internacional, que casualmente la sede esta en Estados Unidos.

l.- Informar que, esta organización, que es nuestra y está a nuestro servicio, tenemos que mantenerla con nuestras cuotas.

m.- Comentar un poco la estructura de Club, los cambios anuales de directivas, y la obligación de tener por lo menos una reunión mensual de la Sesión Plenaria, y que normalmente la Junta Directiva tiene reuniones semanales.

n.- Explicar la función del Comité de Damas Leonas y la importancia que estas tienen para el buen funcionamiento, eficacia y unidad del Club.

ñ.- Finalmente, ofrecer la oportunidad de contestar consultas o dudas de los asistentes, procurando no ampliar mucho lo comentado anteriormente, evitando que la reunión sea demasiado larga, pero procurando que no queden dudas sin aclarar a los asistentes.

o.- Durante toda la reunión será necesario estar atento para cambiar la estrategia o el orden marcado, al observar el menor síntoma de cansancio o aburrimiento. Nunca la reunión debe durar mas de hora y media, consumiendo una hora para nuestra exposición y media hora para aclarar dudas.

22.- Antes de dar por terminada la reunión, deberá llegarse a un acuerdo sobre la convocatoria de la próxima reunión, con lugar, fecha y hora concreta, preferiblemente dentro de la semana siguiente, e invitarles a llevar a esa próxima reunión a algún amigo digno de ser León, al que previamente deben informar de los que se ha tratado en esta reunión.

23.- Se pedirá a los asistentes que, en este plazo, comenten entre ellos sus impresiones y dudas, confiando en verles nuevamente en la próxima reunión. No solicitaremos de los asistentes que se pronuncien públicamente o a mano alzada, si piensan seguir o no. El que asista a la siguiente reunión, podemos asegurar que está interesado.

24.- Será muy conveniente solicitar el nombre y teléfono de los asistentes y la mejor manera de contactar con ellos, al objeto de hacerles una llamada el día de la próxima reunión, o el día anterior, recordándoles la convocatoria. Esta llamada será inevitable e imprescindible a la Persona Clave, a quien también debemos llamar al día siguiente de cada reunión, para pedirle su impresión y agradecerle personalmente su colaboración.

SEGUNDA REUNION

25.- Procuraremos que asistan, por lo menos, los mismos Leones que a la anterior, sin olvidar la puntualidad y tratando nuevamente de intimar al máximo, con todos los asistentes, antes de la reunión de trabajo. Nos debemos interesar por los que faltan y sugerir a la Persona Clave, la posibilidad de llamar por teléfono a los que no estén, para tener la seguridad de que no se han olvidado.

26.- Iniciar la reunión de trabajo agradeciendo nuevamente la presencia de los asistentes y preguntando si han comentado entre ellos lo tratado en la anterior reunión. Invitándoles a plantear las dudas o problemas que hayan podido surgir.

27.- Si asisten personas que no estuvieron en la reunión anterior, se les hará un rápido resumen de su contenido, tratando de no cansar a los que ya lo han oído con anterioridad. Seguidamente comentaremos de manera especial lo relativo a los trámites y gestiones para la creación de un Club de Leones y su manera de funcionamiento después de constituido, tratando con detalle de los siguiente:

a.- Necesidad de estar apadrinado por otro Club de leones, recalcando que el Club nuestro está orgulloso y contento por hacerlo.

b.- Obligación del Club Padrino de proponer al Gobernador el nombramiento de un León Orientador, que colaborará con el nuevo Club y asistirá a todas sus Sesiones Plenarias y Directivas, durante los primeros doce meses, haciéndoles ver que no se encontrarán sin asistencia.

c.- Necesidad de reunir un mínimo de 20 personas, aunque recomendando que sean unos pocos más.

d.- Hacer ver que algunos de los que no han asistido a esta segunda reunión, pudieran estar interesados, pero dando por sentado que los presentes, al menos en principio, demuestran su interés solo con estar presentes.

e.- Ampliar los comentarios sobre el nuevo Club, tales como los siguientes:

* Composición de la Junta Directiva

* Reuniones de la Junta Directiva

* Reuniones de la Sesión Plenaria

* Separación de las cuentas Administrativas y de actividades y destino de los fondos de cada una de ellas.

* Integración del Club en la Zona, región y Distrito, así como la importancia de las relaciones Inter Clubes.

* Importe de las cuotas fijas (Distritales y Internacionales). Aun no mencionar la cuota de admisión.

* Actividades de recaudación.

* Actividades de Servicio

f.- La internacionalidad del Leonismo y el prestigio que es ser un León.

g.- Preguntas y comentarios a lo tratado en ésta y en la reunión anterior.

28.- Hacer ver la necesidad de ampliar el grupo para llegar a los veinte mínimos necesarios, intentando que se tome el acuerdo de que todos traerán nuevos futuros Leones Fundadores a la próxima reunión, pudiendo, entre ellos, comentar allí mismo algunos nombres, para lograr la plena aprobación de los ya presuntos Leones Fundadores.

29.- Necesariamente quedará acordada la fecha, lugar y hora de la siguiente reunión, siempre dentro del plazo de una semana. Trataremos, desde este momento, que se determine, para el futuro, un día fijo para estas reuniones, con periodicidad, semanal o quincenal.

30.- Será muy conveniente que, en los días que medie hasta la siguiente reunión, se contacte telefónicamente con los asistentes a esta segunda reunión, saludándoles como un amigo más y preguntándoles, sin presionarles, si han logrado convocar a otras personas o dificultades que han encontrado.

TERCERA REUNION

31.- Previamente a la reunión de trabajo, como de costumbre, tratar de intimar con los futuros compañeros y de manera especial con aquellos que asistan por primera vez.

32.- Comprobar cual de las dos siguientes situaciones se ha producido:

a.- Que no haya asistido ningún nuevo invitado, o muchos menos de lo previsto y deseado.

b.- Que sea alentador el número de nuevos invitados.

33.- Caso de darse el supuesto "a", trataremos de averiguar las causas (que no se ocuparon de invitar: que no demuestren interés en hacerlo: que hayan encontrado verdaderas dificultades: que no estén del todo convencidos, etc.).

34.- A la vista de estos motivos plantearemos la situación con sinceridad, viendo la posibilidad de dejarlo pendiente para una nueva reunión, si así lo estiman oportuno y se comprometen a ellos los asistentes. Deben ser estudiados nuevos métodos para captación, como el venir varios días el León Organizador, u otros compañeros de nuestro Club, con el fin de acompañar a los presentes en las visitas de captación, o bien tratar de recoger a los nuevos invitados en sus casas o lugares de trabajo, comprometiéndoles más a asistir y evitando olvidos. Caso de notar que nos encontramos en un callejón sin salida, podría verse la posibilidad de buscar nuevos contactos para iniciar otro grupo, que luego uniríamos al primero: no obstante esto puede ser peligroso, ya que se podría producir algún conflicto entre personas de ambos grupos, por lo que, de hacerlo, deberíamos contar con la aprobación de los primeros, después de hacerles notar estas dificultades.

IMPORTANTE: Nunca debemos perder la ilusión. Si en su momento elegimos esta comunidad, debió ser por estar convencidos que es la más importante. Por tanto, antes de abandonar, debemos tener motivos suficientemente justificados, poderosos y contrastados, no rindiéndonos a la primera dificultad. De cualquier manera, nunca deberíamos abandonar sin el acuerdo del grupo que ya hemos formado, pero dejando claro que no supone un adiós definitivo: aclarando que dejamos la puerta abierta a futuros intentos por nuestra parte, o bien de otros compañeros o Clubes.