ADMINISTRACIÓN DE REUNIONES

Por: CL Rodrigo Garrón R.
Club de Leones " Sucre"
Sucre - Bolivia

 

MANTENGA SUS REUNIONES BAJO CONTROL
MANTENGA SUS MIEMBROS EN EL CLUB


Generalmente nos hacemos cada semana o quincena la misma pregunta: ¿Cómo fue nuestra reunión del Club?
Si entre todos realizáramos esta consulta, unos y otros responderán que fue LARGA, SIN CONSENSO, MONÓTONA, SIN MOTIVACIÓN Y FINALMENTE CON GRAN ausentismo.

Habitualmente escucharemos estas respuestas típicas en nuestro Club, en cada grupo de trabajo, comités, etc. y el fruto de estas reuniones y opiniones apáticas es el gran ausentismo y la impuntualidad de los socios hacia el Club.

Para poder cambiar estos resultados necesitamos de nuestro Líder o Presidente y más aún de ustedes leones que participan en cada club del mundo, aquí algunas de las sugerencias :

Primero que nada nuestro Líder o presidente tendrá que PREPARAR LAS REUNIONES, ya sean estas INFORMATIVAS, MOTIVADORAS o de TOME DE DECISIONES.

Una vez el Líder tenga el tema o tipo de reunión, deberá comunicarse con anterioridad o días antes a todos los socios o participantes de esta reunión haciendo llegar el ORDEN del DÍA o OBJETIVO de la reunión, este acto motivara que nuestros socios leones puedan preparar algo sobre los objetivos a tratar y como les gusta la discusión, estarán presentes en la reunión.

Siempre es necesario empezar nuestras reuniones a Horario, mencionando siempre el propósito de la reunión y como será logrado con la participación de todos los Leones.

Iniciar siempre puntualmente cada reunión, poco a poco dará sus frutos y siempre tratarán de llegar témpano para poder participar de principio a fin cada reunión.

En el transcurso de las reuniones el Líder deberá seguir el Orden del Día considerado por todos los integrantes, esta en su habilidad el que todos participen y debe lograrlo, controlar el tiempo de las opiniones y disertaciones, etc. Son puntos que le permitirán solucionar conflictos de toma de decisiones, etc.

Es necesario que todos sigamos las REGLAS BÁSICAS , que son las siguientes:


* Nos enfocaremos en los problemas de trabajo y conductas a seguir, NO EN LAS PERSONAS
* Empezaremos y concluiremos las reuniones a tiempo
* Limitaremos nuestras discusiones al artículo declarado en el Orden del Día
* Permitiremos a todos tener y expresar una opinión
* Declararemos nuestras ideas uno a la vez, EVITANDO LA REPETICIÓN
* No nos interrumpiremos mutuamente
* Las opiniones serán declaradas eficazmente, permitiendo a todos igualdad de tiempo
* Derivaremos un artículo a un subgrupo o subcomité para ulterior investigación, si esta toma

  demasiado tiempo o discusión en una reunión
* Cada uno de nosotros nos comprometeremos a trabajar dentro del marco de las decisiones del

  Grupo

Al finalizar la reunión, se deberá clarificar las acciones a tomar y resumir los resultados, para después determinar el horario, fecha y lugar de la próxima reunión.

No te olvides Líder León, QUE NO PUEDES PERMITIR que suceda lo siguiente en tu reunión:

* Que exista Socios que busquen beneficiar siempre sus propias ideas
* Que exista comentarios o charlas cruzadas en medio de las reuniones
* Que exista protagonistas con temas personales
* Que existan grupos camarillistas
* Que exista impuntualidad y escasa participación
* Que exista inactividad de los comités.

Espero que este tema les sirva y que de hoy en adelante nuestras reuniones sean DIVERTIDAS Y NO AGOBIANTES.

Por favor hermanos de la selva, daremos a conocer estos temas a la gente nueva y joven que está o estará dirigiendo nuestro Club.