Retención

Por: PGD Antonio (Tony) Pérez Lázarus.

Costa Rica


Lions International ha sido muy acertado en darle la categoría máxima al Comité de Afiliación o Aumento y Retención de socios. Incluso durante los últimos años forma parte obligada en el informe PU-101 que las nuevas Juntas Directivas deben remitir a la Oficina Internacional y a las autoridades distritales. Dicha formula tiene al final un espacio que señala el nombre del Presidente del Comité de Afiliación, sus direcciones y número de teléfono.

Pero sucede que muchos clubes de Leones y por ende Presidentes y Secretarios, obvian colocar dicho nombre y por así establecen en la conformación de su Junta Directiva, a las personas de su conveniencia, trayendo abajo todo el engranaje que viene por años. Ahí no más, tenemos un primer conflicto dentro de esta secuencia del Comité. Lions International determinó que los Comités de Afiliación y el Liderazgo dentro del mismo, deberían tener tres años de experiencia, adquirir identidad y ser el instrumento más valioso en la preservación de la filosofía leonística.
Dicho comité está conformado por TRES personas, un presidente que conduce las sesiones en que delibera, y dos otras personas, que pueden ser un Vicepresidente y un Secretario. Cada año dicha Junta Directiva sufre varios cambios, principalmente de posición y liderazgo. Al finalizar su periodo, el Presidente del Comité sale, el Vicepresidente asume la posición máxima, la persona que ocupaba la secretaria sube a Vicepresidente y EL PRESIDENTE DE CLUB ENTRANTE, escoge un asociado para completar la tripleta. Ocuparía la posición de Secretario, si así lo desean.

Al completarse un ciclo completo, un miembro sirve 3 años en el Comité, conoce a profundidad toda la mecánica de sus responsabilidades. ¿Y cuáles serían esas responsabilidades?. Podría enumerar hasta casi una cincuentena, pero deseo circunscribirme a las que considero son las básicas:

  • 1) Aceptar las tareas

  • 2) Reunirse por lo menos una vez al mes o bajo la frecuencia que se necesite

  • 3) Tener un gran poder de análisis, casi que psicológico, para determinar cuál es el status del club: Está alegre, participante, buena asistencia, dedicados al trabajo y otros

  • 4) Tener ojo avizor sobre socios que han faltado a más de una sesión. De suceder esto, entrevistarlo de inmediato y arreglar el asunto de inmediato y no 1 año después

  • 5) Situaciones de conflicto o choque de personalidades

  • 6) Entrevista con socios seleccionados para conocer su pensamiento, si se encuentra a gusto o existe algo que puedan captar a tiempo y establecer una estrategia para que no vaya más allá

  • 7) Determinar la membresía del club y propiciar que haya políticas efectivas para que los socios sepan cómo atraer nuevos socios

  • 8) Con el ingreso de nuevos socios, fomentar que de inmediato tengan un curso básico de introducción al Leonismo, ya sea internamente o por medio del Instituto de Capacitación

  • 9) Tener políticas efectivas en donde se haga patente que en pocas reuniones, los socios nuevos y los antiguos, se conozcan muy bien, no se produzan grupos claros de "nuevos" y "antiguos"

  • 10) Lograr que la Junta Directiva y principalmente el Presidente, les asigne labores de inmediato dentro de comités importantes del club

  • 11) Tener poder de observación de que los socios nuevos y antiguos, han perdido entusiasmo e interés, comunicarlo a la Junta Directiva y ajustar medidas

El Comité de Afiliación tendrá como misión primordial que NUNCA un socio se ausente del club y promover eso si, que por lo menos de 3 a 5 socios nuevos, en edades que recomiendo sean de 35 a 45 años, sean localizados dentro de su comunidad con hoja de servicios bien comprobada. Y por supuesto, crear políticas para evitar resentimientos de los socios antiguos que se consideren desplazados por nuevo liderazgo.

¿Y cómo localizamos a los nuevos elementos? El Comité de Afiliación deberá diseñar un perfil del asociado que se requiere para el club. Con base a ello instruirá y "convencerá" a sus compañeros de Club que esto es una necesidad, que se requiere que se movilicen con frecuencia dentro de la comunidad y observen a posibles líderes en sus campos de trabajo: educadores, profesionales, miembros de grupos de servicio como Cruz Roja, Comités de Deportes, líderes comunales, etc.

En muchas oportunidades se recomienda que una vez localizadas dichas personalidades, aún sin conocerlas, sean invitadas a escuchar y compartir un intercambio de impresiones con ellos. Se les brinden todos los detalles, al final se les solicita que llenen una hojita donde consignan sus nombres, dirección, teléfono y deseos de ingresar al club de Leones.
Se le da seguimiento a las personas que manifestaron deseo con una segunda reunión bien planificada. A los que asistieron y manifestaron no estar interesados, pueden formar parte de la base de datos como posibles colaboradores en alguna actividad específica del club.

PERO VIENE LA PARTE MAS DIFÍCIL. Definitivamente que una buena ceremonia de iniciación es imperativa. Que el nuevo asociado sepa que ingresó a un grupo serio, con trayectoria y en donde TODOS tienen gran sensibilidad social y carisma y aman el servicio. El Presidente y la Junta Directiva deberán brindarles trabajo de inmediato, y volver a iniciar el ciclo: capacitación, capacitación, capacitación, agregado a participación, participación, participación. Y ojalá que uno de sus proyectos sea de éxito llevando a que se entusiasme de por vida.

Y ¿Cuáles van a ser causales para una pérdida inmediata de entusiasmo del nuevo socio?. Una encuesta de Lions Internacional señala:

  • Liderazgo pobre en el Club

  • Falta de una adecuada selección de socios de calidad

  • Ceremonia de Iniciación más que pobre

  • Inadecuada orientación hacia los nuevos socios

  • Falta de participación

  • Falta de cumplimiento en las responsabilidades de parte del patrocinador

  • Atención insuficiente a los socios (tanto a los recién ingresados como a los ya existentes)

  • Falta de Amistad y Compañerismo

  • Camarillas o "grupitos" y no propiciar la interacción entre todos ellos

  • Estimación equivocada en los nombramientos a comités y uso inadecuado de los talentos de los socios

  • Falta de Proyectos significativos del Club

  • Los clubes no se igualan a las expectativas que presentan

  • Reuniones aburridas, muy formales, inflexibles, o muy tormentosas y violentas. Pobre manejo de las finanzas y falta de informes mensuales. Mucho de esto alejan a los socios

  • Fallas en la puntualidad. No tienen horas fijas y el socio nuevo no comparte esto

  • Poco orden en el planeamiento, falta de disciplina individual, no lograr las metas que se proponen (pérdida de confianza en el liderazgo)

  • El Club no reconoce el "buen trabajo" de los socios y lo hace frecuentemente, alejando al socio de participar otra vez

  • Falta de motivación, entusiasmo o dedicación, 18) pobre comunicación entre los dirigentes y los socios

  • Costo excesivo de permanencia-mucha fiesta, eventos sociales y el socio generalmente sufragando los gastos del mismo

  • La Junta Directiva y el Comité de Afiliación no propician que el socio vaya a Jefaturas de Zona, Sesiones de Gabinete, Convenciones, Foros (para aprender e interesarse por nuevo liderazgo)

  • Publicidad inadecuada para ganarse el reconocimiento de la comunidad y finalmente 22) Falta de aumento continuo de afiliación y desarrollo de programas.

El Comité de Afiliación debe tener siempre como norma que se PRESERVE LA FILOSOFIA LEONISTICA, tener bastante justicia y ética en sus actuaciones. Orientar al asociado hacia caminos de eficiencia y buen funcionamiento.