Equipo de trabajo

Recopilación por: C.L. Gonzalo Retamal

Chile
 

El equipo de trabajo.

Formación - Desarrollo - Reuniones
Primero que nada daremos una escueta definición de un equipo de trabajo, que es aplicable a cualquier rama, especialidad o profesión: " Se entiende por equipo de trabajo a una entidad social organizada y orientada hacia la consecución de una tarea común. Se constituye normalmente en un número reducido de personas ( no más de 10), que adoptan e interpretan roles y funciones con flexibilidad, de acuerdo con un Procedimiento y que disponen de habilidades para manejar un proceso socio afectivo en un circulo de respeto y confianza"( William Dyer).
Condiciones para formar un equipo de trabajo:

Elaboración de un diagnóstico:

La idea es detectar la necesidad de mejorar algunas condiciones o procesos básicos que están interfiriendo en el logro de las metas. Esto legitima la formación de un equipo de trabajo.
Es necesario revisar cuidadosamente informes sobre producción, costos, calidad o cantidad de servicios.
 

Identificación de los problemas:
Hay que revisar cuidadosamente dos factores sumamente importantes para tener éxito en la formación de un equipo:
- a) Dificultades Entre los miembros del equipo y líder;
- b) Dificultades entre los miembros del equipo
Estos puntos son de vital importancia para tener éxito al momento de elegir a los miembros del equipo. Bien es sabido al interior de una organización, las faltas de cooperación entre determinadas personas, problemas personales, falta de afinidades y también es importante que quien está organizando el equipo de trabajo no tenga las mismas limitantes o problemas mencionados con anterioridad.

Al constituir un equipo de trabajo.
A continuación se mencionan una serie de pasos para establecer y desarrollar el equipo de trabajo:
a) Compromiso de tiempo: Es importante señalar que deben haber ciertas formalidades de tiempo, por ejemplo establecer reuniones periódicas que posibiliten el desarrollo real de éste.
Del mismo modo , no debe olvidarse que la reunión de formación del equipo debe ser manejada por la más alta autoridad o por el Jefe, que valida ésta instancia y ejerce un fuerte liderazgo sobre el grupo en formación.
b) Diseño del Programa de trabajo:
Al constituirse el equipo de trabajo deben establecerse claramente la(s) meta(s) de manera pública y los miembros acuerdan de la misma manera sus necesidades y el trabajo para satisfacerlas.
Deben establecerse:
Metas;
Reglas básicas de funcionamiento;
Preocupaciones;
Necesidades de contar con otras personas ;y
Conclusiones.


El conflicto en el equipo:
Cuando dos personas o más no se llevan bien, una de las explicaciones más comunes es decir que sus personalidades chocan. Fundamentalmente, se supone que la personalidad de uno ( un conjunto de actitudes, valores, sentimientos,
necesidades y experiencias) es tan diferente a la personalidad del otro, que no pueden funcionar de manera compatible.
Por tanto se puede deducir que , quizás las habilidades más importantes dentro de un equipo de trabajo , de parte de sus integrantes, para que su desarrollo sea eficiente son:
De comunicación, empáticas, tolerancia, respeto, analíticas.


Manejo de los conflictos al interior del equipo de trabajo:
¿Quién dijo que los conflictos siempre es un elemento negativo?
La Verdad es que un buen manejo del conflicto permite a las personas y a la organización, en oportunidades, salir fortalecidas de ésta instancia.
La solución acertada del conflicto al interior de un quipo de trabajo puede mejorar la calidad, los costos, elevar el liderazgo, estimular la generación de las ideas y el trabajo en equipo, etc
Los beneficios del conflicto se pueden resumir en:
Mayor conciencia del problema, un cambio organizacional, soluciones mejoradas, moral, mayor percepción del desarrollo personal, conciencia de sí mismo , de los demás, madurez psicológica, diversión, etc
El problema del conflicto dentro de un equipo de trabajo no es el conflicto mismo, sino la evasión de él y no desarrollarlo en una organización equipada para manejarlo

Para finalizar es importante que el equipo fije condiciones de comportamiento para sus componentes ( algo así como un mini código de ética). Esto es importante para definir los marcos mínimos de respeto y comunicación dentro del equipo y, genera condiciones para la solución de los conflictos internos o roces entre los participantes.

Reuniones del equipo de trabajo ( Fracesc Borell)
La reunión es un instrumento básico de identificación grupal, bien planificadas y conducidas son germen de motivación, creatividad e ilusión por el trabajo.

Preparar las reuniones:
Cada reunión tiene que tratarse con una estrategia precisa, en tareas y funciones de necesario cumplimiento:


Cohesión del grupo:
Esto depende de tres factores básicos:
a) Tener un proyecto;
b) Relaciones interpersonales adecuadas; y
c) Personalidades adecuadas.


Uso inadecuado de Reuniones:
El por que "toca" : los integrantes se reúnen desconociendo los contenidos, probablemente abandone la reunión antes que acabe.
Es necesario , por tanto fijar una tabla de contenido especificada con un tiempo de anterioridad y dada a conocer a los componentes del grupo de trabajo.


Planificación de las reuniones:
El líder del grupo de trabajo debe plantearse ¿Qué es lo que se pretende con la reunión?. Del mismo modo deben establecerse documentos, datos o tareas precisas necesarias para alcanzar los objetivos que se plantean con la reunión.


La confección de la orden del día:


Se debe asegurar :
a) Que la orden del día haya sido consensuada por los elementos más importantes del grupo; y
b) Que efectivamente incorpore los temas de máxima urgencia.


Contenido de las reuniones:
Es importante tratar en las reuniones de grupo de trabajo, los siguientes topicos:
Objetivos e incentivos;
Rutinas y cambios organizativos;
Informaciones generales;
Reglas, normas ;y
Otras discusiones que configuran la colectividad.
Qué es incorrecto tratar en las reuniones:
Conflictos personales;
Consensos técnicos;
Medidas disciplinarias;
Cualquier tema que sobrepase la capacidad de actuación del equipo.


¿Cómo conducir y dirigir una reunión de equipo?
El coordinador o responsable del equipo debiera ser el moderador de la reunión.
. Se debe introducir los puntos de la reunión de manera ágil ( abrir la reunión)
- Determinar para los puntos de debate 3 momentos ;
- a) Informativo
- b) de debate; y
- c) de consenso.


Del mismo modo se aconseja al coordinador encargar comunicaciones breves a determinadas personas;

Toma de acuerdos y creación de consenso:


El coordinador de la reunión debes seguir 3 principios:
a) Unir al grupo;
b) Centrar al grupo en la tarea;
c) Mover al grupo hacia los acuerdos


Del mismo modo debe basarse en los siguientes principios:
a) Evitar caer en el enfrentamiento o el rencor;
b) Dejar que sea el propio grupo quien reacciones;
c) Poner al contralíder en su lugar.