Aprende a delegar tareas

Recopilado por: C.L. Gonzalo Retamal Moya.

Chile

Aprender a delegar correctamente le ayudará a no volver a acumular trabajo pendiente. El mundo laboral actual avanza a tal velocidad que si no delega todo lo que pueda, está condenado a acumular trabajo atrasado. Con este curso aprenda gratis a delegar tareas.

En qué consiste delegar

Delegar se presta a malos entendidos ya que no se trata de librarse de tareas sencillas para las que no tienes tiempo. Delegar no sólo le permite conseguir más tiempo para hacer lo realmente importante, sino que ayuda a los miembros de su equipo a desarrollar su potencial, lo que aumenta la eficacia de dicho equipo y su crédito.

Así pues, delegar significa:

-Repartir responsabilidades

-Proporciona a un miembro de su equipo un objetivo, un plazo, un precio y unos requisitos de calidad y dejar que él decida cómo hacerlo.

De este modo, aprenderá más, se sentirá satisfecho al lograr un resultado positivo y le ayudará porque lo liberará de parte de su exceso de trabajo. Por supuesto, usted es el responsable del resultado final. Si algo sale mal, tendrá que dar la cara, pero gran parte del acierto que supone delegar bien es que nada sale mal.

Mucha gente teme delegar parte de su trabajo porque siente que pierde parte del control sobre el mismo. Delegar no implica perder el control sobre las tareas que encarga a otros. Por el contrario, al tener más tiempo, se podrá hacer una mejor idea de conjunto. Podrá ver nuevas oportunidades, detectar posibles peligros a tiempo y desarrollar nuevos conceptos que puedan aumentar la eficacia de su equipo e impresionar a su jefe.

2. Habilidades para delegar (I)

Es posible que cuando esté saturado de asuntos pendientes y tenga el tiempo en su contra, opte por delegar las tareas aburridas pero necesarias para ganar tiempo. Pero no todo lo que se amontona en su escritorio es urgente y debería poder aplicar los principios de la delegación a casi cualquier tarea pendiente.

A continuación encontrará las pautas que ha de seguir para lograr el éxito al delegar:

1- Revise la tarea y determine el objetivo. ¿Se da cuenta de que fijar objetivos es una de las habilidades de gestión más importantes? Eso se debe a que, si no sabe hacia dónde va, es complicado considerar que ha llegado. Un objetivo es un destino final, si lo sabe puede preparar la ruta, calcular el tiempo, encontrar caminos alternativos o atajos y, al final del trayecto, tendrá conciencia de haber llegado a donde quería.

Por tanto, lo primero es definir el trabajo y determinar el objetivo del mismo. Junte los grupos de tareas que tengan un mismo objetivo. Si requiere información para preparar una propuesta, pídala a otro que la busque, que investigue el coste, datos de rendimiento, opciones de presentación, que analice los productos de la competencia, etc. El objetivo es conseguir toda la información que pueda recopilar para que su propuesta esté documentada y sea convincente.

2. Decida en quién va a delegar la tarea. Si algo no es urgente, escoja a la persona más indicada para realizar el trabajo. Sus empleados se lo agradecerán. Nada impide que encargue una tarea crucial a una persona capaz e inteligente, aunque no tenga experiencia en esa área en concreto.

Por otro lado, no tiene sentido delegar un trabajo en alguien a quien no le corresponde, si eso supone desaprovechar su talento y su capacidad. Si quiere que alguien investigue algo, busque una persona metódica y cordial, que sepa tratar a los demás y pueda convencer a una persona muy ocupada de que pierda algo de tiempo buscando unos datos.

En la siguiente cápsula continuaremos explicándole más habilidades para delegar.

3. Habilidades para delegar (II)
Continuamos explicándole las habilidades para delegar:

3 - Fijar los parámetros. La persona en la que delega ha de conocer el trabajo que ha de realizar pero también el objetivo al que responde. Es importante que conozca lo que se espera lograr y por qué. Pero necesitará saber algo más: de cuánto tiempo dispone o qué autoridad tiene.

Así pues, deberá proporcionarle lo siguiente:

-Un objetivo

-Un plazo de entrega

-Unos parámetros de calidad

-Un presupuesto

-Determinar hasta dónde llega su autoridad

-Información sobre los recursos disponibles

Lo que no debe hacer es explicarle cómo ha de realizar el trabajo. Limítese a facilitarle todo lo necesario para obtener el resultado deseado, incluida información sobre el plazo, el coste, etc. Pero la persona ha de ser libre de elegir cómo llegar a ese resultado. Retomando la analogía del objetivo como destino de un viaje, la persona en la que delega ha de poder elegir la ruta siempre y cuando llegue al destino indicado en el plazo marcado, habiendo consumido una cantidad de gasolina razonable y sin tener un accidente de coche. Si lo desea, pídale que le indique qué ruta piensa seguir, pero no la cambie si no le parece bien. Si prevé un problema que la otra persona no parece ver, hágaselo saber y deje que sea ella quien lo resuelva.

4 - Asegúrese de que le ha entendido. Anime a la otra persona a que hable sobre el trabajo para estar seguro de que ha entendido bien lo que tiene que hacer y por qué. Le puede sugerir ideas siempre que no le desoriente o le obligue a adoptar su enfoque.

5 - Dele información. Si puede, ayude a la persona en la que haya delegado. Hable con el jefe de otro departamento para que le ayude, explíquele dónde puede encontrar la información si usted lo sabe y ella no, facilítele el acceso a los documentos que puedan serle útiles, entréguele una copia del borrador de la propuesta para la que investiga o, en su defecto, sus notas.

4. Habilidades para delegar (III)
En esta unidad didáctica acabaremos de explicarle las habilidades para delegar. Veamos:

6 - Siga de cerca sus avances. Si el proyecto es largo, organice reuniones de seguimiento. Aun en las tareas cortas, no olvide comprobar cómo va: un seguimiento de cerca pero informal suele dar mejor resultado que una reunión formal. Eso permite que el empleado le consulte las dudas que hayan podido surgir, que compruebe que no se está perdiendo en detalles o que ha elegido el enfoque equivocado. El seguimiento mejora su confianza y, de paso, también le tranquiliza.

En cualquier caso, hacer un seguimiento no implica interferir. Compruebe que no está cometiendo errores graves, pero no pierda el tiempo con trivialidades. Es inevitable que no todo esté a su gusto y, probablemente, de haber hecho el trabajo usted, habría cometido errores graves, pero no pierda el tiempo con trivialidades. Es inevitable que no todo esté a su gusto y, probablemente, de haber hecho el trabajo usted, habría cometido errores similares. Sólo debe intervenir en caso de error grave y sólo para que las cosas vuelva a su cauce. Quitarle a alguien una tarea que le había delegado resulta muy desmoralizador y sólo debe hacerse en circunstancias extremas.

7 - Valore el trabajo. Cuando la persona haya terminado su trabajo, prepare una reunión de evaluación. Si lo merece, felicítele y alabe su esfuerzo. Tenga en cuenta que aunque el resultado no fuese el esperado, siempre hay algo que valorar. Es importante que el empleado haya aprendido una o más lecciones al realizar la tarea. Recuerde que tanto el éxito como el fracaso son responsabilidad suya.

5. Soluciones inteligentes
En este mail le invitamos a conocer algunas soluciones que le resultarán útiles a la hora de delegar.

1 - No piense que el hecho de que su jefe haya delegado en usted implica que no puede delegar en nadie más. Después de todo, usted será el responsable y tendrá que asumirlo. Pero si el resultado es bueno, ¿qué importa quién haga el trabajo?

2 - Hágase la siguiente pregunta: si estuviese enfermo o de viaje de negocios durante un mes, ¿qué parte de su trabajo no podría hacer nadie? La respuesta debería ser "casi ninguna". Todo lo que no figure en esa categoría es delegable.

3 - Si tiene prisa, es preferible que delegue en alguien que sepa hacer el trabajo sin necesidad de recibir un gran apoyo. De todos modos, si tiene tiempo, busque a la persona que mejor se adapte al trabajo y que pueda aprender del mismo. Al aprender algo nuevo, esta persona estará motivada y, además, usted habrá ganado otra persona formada en la que delegar en otra futura situación apurada.

4 - Si se trata de un proyecto amplio o es pequeño pero le corre mucha prisa, puede delegar en más de una persona a la vez. Por lo general, lo mejor es elegir a un líder de equipo y hablar con todos a la vez para que sepan exactamente lo que necesita.

5 - El hecho de que trabaje contrarreloj no quiere decir que no pueda seguir de cerca el avance. Después de todo, es importante que compruebe que lo está haciendo bien. Si le ha pasado un trabajo a alguien para que se lo entregue al acabar el día, nada le impide dejarse caer por su despacho a media tarde para comprobar que todo marcha bien y no necesita nada.

6 - Si delega trabajo con suficiente margen de tiempo, podrá desarrollar mejor un proyecto propio. Por ejemplo, puede pedir que le entreguen el resultado de una investigación para una propuesta diez días antes de que tenga que redactarla, lo que le permitirá disponer de tiempo para sacarle partido a la información.

6. Comienza la tarea de delegar
Ahora ya conoce los principios básicos para delegar. Sólo le queda hacerlo, por lo menos, en la medida en que sus limitaciones temporales actuales se lo permitan. Antes de lidiar con el resto del trabajo pendiente, delegue algo que sea urgente, algo que tenga que estar hecho en las próximas 24 horas.

Luego, organice todo el trabajo que pueda delegar después y aplique todos los principios descritos en este cursos. Seguro que ahora le queda mucho menos trabajo atrasado sobre la mesa.

Así pues, no interprete el hecho de delegar como una forma de sacudirse de encima trabajos que no le gustan o que no tiene tiempo de hacer. De hecho, es una excelente oportunidad para mejorar sus habilidades de gestión y para ayudar a su equipo a crecer.

Para una próxima vez.-

- Decida qué tareas puede delegar en cuanto las reciba o en cuanto las genere

- Procure disponer del máximo de tiempo posible para que tanto tú como la persona en la que piensa delegar pueda hacer el trabajo correctamente.

- El fin es mejorar constantemente la capacidad de su equipo, por lo que debe pensar en cada ocasión, quién es la persona más indicada para delegar.

- Cuando tiene prisa, necesita delegar en alguien que sepa hacerlo solo. Pero si tiene tiempo, eso ya no le permite avanzar ni supone un reto interesante. Cuanto mejor delegue, mejor sabrá realizar las tareas delegadas su equipo y, por lo tanto, más fácil le resultará delegar otras tareas en el futuro. Si los miembros de su equipo se sienten motivados, tiene confianza en ellos mismos y saben que los valorará, su desempeño no podrá sino mejorar.