El Secretario Distrital

Por Gerardo Romero H.
Club de Leones de Desamparados
Distrito D-4, Costa Rica.


El Gobernador electo, te ha llamado minutos después de que ha finalizado la Convención Distrital y te brinda la buena noticia de que desea  le ayudes.
Quiere que seas la persona más cercana a él y que le facilite llevar a cabo una buena administración. Te ha escogido porque considera que ya tienes una trayectoria lograda después de haber sido funcionario de un club, Presidente, Secretario, a lo mejor Tesorero, luego tu año de Jefe de Zona y Jefe de Región. El sabe que tu conoces la interioridad de los clubes. Aceptas y comienza tu compromiso con él.

Te invitará a que tengas una sesión especial, te contará sus ideas y proyectos, te delineará las expectativas que tiene para su gestión. Lo oirás con calma, tomarás notas y al final, de ser posible, le expresarás tus pensamientos al respecto. Vendrá estira y encoge y en un momento, ya los dos están compenetrados en un proyecto: Ser Gobernadores de Excelencia. Es un
gran compromiso, necesitarás tiempo, necesitarás organizarte, rebuscarás mayor información, sacarás los viejos apuntes, te comunicarás con otros Secretarios de Gobernación anteriores y por supuesto que le darás el toque mágico tuyo para que haya un sello personal.

Viene luego una parte muy importante en la cual tu tendrás como Secretario la oportunidad de sugerir, de recomendar y asesorar: La selección de los nuevos funcionarios del Gabinete, Una vez que esto se hace, vendrán las cartas o llamadas telefónicas en donde se comunica al nuevo equipo, los nombramientos. Iniciarás un archivo en donde guardarás la información sobre cada uno de estos funcionarios. Trabajos como conformar un organigrama de la forma en que se encuentra distribuido el distrito, direcciones, números telefónicos, correos electrónicos, faxes, u otros. El producto final será casi como un libro en donde aparecerán de ser posible las fotografías de dichos funcionarios, los ex gobernadores, los miembros del Distrito Múltiple, los asesores distritales, las fechas con las visitas oficiales del Gobernador y  una relación de los clubes del distrito.

Cuando hayas finalizado esta labor previa, antes de entrar en funciones en Julio 1, podremos decir que tienes una buena idea de cómo será la labor durante el año.
Pero eso es tan solo el comienzo, Vendrá luego la coordinación de las visitas oficiales del Gobernador. Para ello podrás tener una participación directa, si tu Gobernador es inteligente. Antes de que él asista a la convención internacional ya debe haber una idea clara de las visitas del Gobernador. Ahí conocerás a los nuevos Presidentes, Secretarios y Tesoreros del próximo periodo. Ellos serán tu contacto directo durante todo el año.
Para ello te ayudarás con los informes PU-101 que han enviado los secretarios anteriores y que el Secretario Distrital te ha facilitado.

El Secretario Distrital ya tiene buena información, conoce el nuevo Distrito y ahora su Gobernador va a ir a la Convención Internacional a lograr una mayor motivación para su próximo ejercicio. Viene imbuido de nuevas ideas y tendrás entonces que trabajar muy de cerca con él en cómo enlazar lo de Lions, las ideas y proyectos propias del Gobernador. A redactar mensajes para el librito que distribuirán en la I Sesión de Gabinete, un tiempo
después, generalmente Agosto, después de la Convención Internacional. Es muy probable que le toque preparar un par de convocatorias: Una, con tiempo, para la I Sesión de Gabinete y otra previa, para la capacitación de los funcionarios de tu Distrito. Los Presidentes, Secretarios, Tesoreros, los asesores y principalmente tus Jefes de Zona, de Región y Vicegobernador.
Esto es el principio de una labor en que todos deberán estar identificados con la filosofía que tendrá la Gobernación de ese año.

Comienza el periodo y vienen los Informes mensuales de los clubes. Aquí tienes que organizarte muy bien y crear un archivo por cada club, usar tu computadora y crear los elementos que consideres necesario tener. Bien hecho esto, facilita la labor.

Viene luego las tres sesiones de Gabinete y una Convención de Distrito en los cuales deberás tener toda tu información al día, facilitarla al Gobernador para que éste demuestre tener una buena visión de lo que es el Distrito. Qué clubes están bien, cuáles requieren de ayuda, la relación de Lions International con el Distrito, preparar de ser posible las agendas, preparar un informe, minuta u acta de cada sesión. Cuando surjan elementos que requieran un seguimiento, trabajarás muy de cerca con el Gobernador a efectos de que ésto se cumpla y hablen bien de tu oficina.

Y esto te mantiene bien ocupado, más que ocupado, y seguirás un ciclo. Te recomendamos que cuando sea electo el próximo secretario de Distrito, tú estarás allí para trasladar toda la información que ese nuevo funcionario necesite. Eso es muy bueno. Se llama transferencia de conocimientos. Te lo va a agradecer.

Es muy difícil en unas cuantas notas poner todo lo que debe hacer el Secretario. Falta ahondar en temas como visitas con el Gobernador, solución de conflictos, labores estadísticas sobre membresía de los clubes, clubes débiles, asistencia de visitas de funcionarios de Lions, relación con autoridades civiles, ayuda en discursos y tantas otras labores que un buen
Secretario Distrital puede llevar a cabo.

Diremos que cuando finalice el año, el Secretario Distrital, está ya bien preparado para ser un futuro Gobernador. Ese debe ser el objetivo cuando aceptas llenar la función de Secretario Distrital. No te quedes allí con todos esos conocimientos. Abre tu campaña para luchar por esa posición tan importante.