La Reunión Leonística

Por: Johnny Hurtado V.

Bolivia
                                                                
El trabajar en equipo significa un gran esfuerzo individual y de grupo. No es nada sencillo para el líder reunir a personas con diferentes caracteres, diversas personalidades, hábitos dispares, edades, culturas y profesiones a veces muy heterogéneas.

Lo único que tienen en común los componentes de la agrupación es el objetivo.


Reuniones! Reuniones! Reuniones!

Los líderes dedican muchas horas a las reuniones. Quieran o no son necesarias, en ellas las personas dan o recogen información, convencen a otras a tomar alguna acción, resuelven problemas y
toman decisiones. Las reuniones tienen que ser eficientes y productivas, para
lograr esto, cumpla las siguientes tres importantes etapas:

Antes de la reunión:
1.- Prepare el Orden del Día, con los temas a tratar y los que quedaron pendientes.
2.- Cite anticipadamente a todos los participantes, confirme su disponibilidad de tiempo, hágales

     conocer el Orden del Día y exíjales puntualidad.
3.- Sea el primero en llegar y haga una inspección.
4.- Prepare adecuadamente el lugar de la reunión.
5.- Revise con detalle todos los elementos que necesitará en la reunión.
6.- Reciba a todos agradeciéndoles por su asistencia.


Durante la reunión:
1.- Empiece a horario, saludando. Mencione el propósito de la reunión y cómo será logrado.
2.- Siga estrictamente el Orden del Día. Delegue las tareas, no cargue con todo.
3.- Revise el Acta, si se cumplieron las decisiones de anteriores reuniones. Pida informes. 
4.- Logre la mayor participación y atención general. Controle el uso del tiempo.
5.- Haga que su reunión sea agradable y de mucha armonía. Ayude a resolver los conflictos.
6.- Logre una reunión ordenada, discutan un solo tema a la vez, hasta concluirlo.
7.- Aclare las acciones a tomar y resuma los resultados y las tareas a cumplir. 
8.- Al final recuerde cuando será la próxima reunión y agradezca por la participación.
9.- Aproveche un momento para confraternizar.


Después de la reunión:
1.- Evalúe la efectividad de la reunión. Evalúese.
2.- Evalúe los conflictos y dé soluciones, si persisten.
3.- Haga un seguimiento a las resoluciones tomadas, que nada quede pendiente.
4.- "Empuje" a sus colaboradores a cumplir sus obligaciones y compromisos.
5.- Revise la lista de asistentes, comuníquese con los que faltaron, averigüe el motivo y póngalos al

     tanto de la reunión.

Una reunión eficientemente conducida, hace que los participantes se traten unos a otros con mutuo respeto y prevalezca un espíritu de cooperación. Nadie domina, los participantes se expresan libremente.

Resuelven de una manera constructiva los desacuerdos, los conflictos y las críticas.

Toman decisiones a través del consenso. Por el contrario, las reuniones ineficaces e insatisfactorias son porque: se inician con mucho retraso. Hacen poca o ninguna pre-planificación. Son desordenadas. No presentan informes y algunas personas no cumplen con sus funciones, no hay creatividad, falta de liderazgo.

Las recomendaciones del grupo son ignoradas. Discusiones improductivas, sin ninguna conclusión. Algunos hablan constantemente o son dominantes.
Las personas deben disfrutar asistiendo a las reuniones, deben encontrar un ambiente de amistad y sinceridad, de la reunión todos deben salir enriquecidos de conocimientos, satisfechos del aporte brindado y realizados por los avances logrados.

Solo así tendremos a los miembros del grupo participando entusiasta y activamente y con seguridad estarán presentes en la próxima cita.

Todo un equipo, para lograr un solo objetivo.