VISITA OFICIAL DEL GOBERNADOR A UN CLUB DE LEONES

Recopilado por: C.L. PCC Johnny Hurtado

 

Dirigido a Presidentes y Funcionarios de Clubes de Leones

 

El Gobernador es la máxima autoridad del Distrito y es el representante del Presidente Internacional, por tanto es un alto honor recibirlo en un club, donde debe otorgársele la dedicación y consideraciones que corresponden a su investidura.

El Gobernador o su designado debe hacer una visita anual a cada club de su Distrito, para supervisar su correcta administración, conocer sus logros o dificultades guiándolos al éxito de su gestión.

Los Clubes de Leones, al inicio de la Gestión, podrán enviar al Gobernador una carta solicitándole una determinada fecha para su visita, con la fundamentación del pedido. El Gobernador tiene la potestad de organizar las visitas a los Clubes de acuerdo al plan general de actividades de su Gobernación, informando a todos los Clubes, pudiendo hacer en cada visita a dos o más Clubes.

El Gobernador asistirá acompañado de su Dama, y sus principales funcionarios: el Secretario y el Tesorero de la Gobernación, el Jefe de Región, el Jefe de Zona y algunos de sus Asesores.

En la visita oficial ha de tenerse sumo cuidado en respetar el protocolo Leonístico, especialmente en el orden de prelación, de acuerdo a la jerarquía de cada asistente, en cuanto a ubicación y saludo.

Invitar y comprometer la asistencia a la reunión de trabajo de todos los leones del Club, especialmente de los recién ingresados, a fin de ofrecer una buena imagen a los visitantes, que generalmente con sacrificio se mueven desde muy lejos.

Dentro de las tareas que puede llevar a cabo el Gobernador y como homenaje a su visita es recomendable que el Club, entregue una obra de servicio importante, que se verá jerarquizada con su presencia.

Es conveniente prever una visita a las principales Autoridades, canales de televisión, diarios y emisoras locales y de ser posible, realizar una conferencia de prensa en un horario previo a la reunión de trabajo del Club.

Los socios del Club en su totalidad, deben, vistiendo uniforme leonístico, sin olvidar estandarte, campana y mazo, broches, etc.

Confirmado el día y hora de la visita, el club anfitrión, en consulta con el Gobernador, hará la reserva de hotel para él y su Comitiva. Es un detalle de gentileza entregarles el programa general relacionado a su visita, con horarios, lugares y traje a vestir.

De la misma manera, el dejar una tarjeta con los nombres y número de teléfono de los leones del Comité de Recepción, de manera que ante cualquier dificultad o imprevisto, sepa a quien recurrir,

La visita del Gobernador incluye dos reuniones: La reunión Trabajo y la Reunión Protocolar o Junta Reglamentaria en honor a su visita.

----//----

 

REUNION DE TRABAJO

Es la más importante en la visita del Gobernador al Club y por ninguna razón debe ser obviada.

El lugar debe ser lo suficientemente adecuado para llevar a cabo una reunión de trabajo especial, donde se deben tratar los diferentes aspectos inherentes al club. Contar, con equipos audiovisuales u otros.

Prever que estén dispuestos, el mazo, campana, estandarte, bandera, una jarra con agua, vasos, etc.

Se inicia la reunión Trabajo de Visita oficial, con la Invocación Leonística a cargo del Presidente del Club en forma similar a una sesión ordinaria.

El Presidente luego de la Invocación, cede el mallete al Gobernador para que sea él quien conduzca la reunión.

Habiéndose tratado todos los temas y para concluir la Reunión Trabajo, el Gobernador devuelve al Presidente el mallete,  quien con palabras de circunstancia le agradece por la visita y clausura la reunión.

El Secretario del Club, debe levantar un acta especial de la reunión, cuya copia enviará al Gobernador.

El Gobernador orientará la reunión fundamentalmente a:

  • - Supervisar la buena administración y marcha del Club.

  • - Supervisar el cumplimiento del Estatuto y Reglamentos del Distrito, Normas y disposiciones de la Asociación Internacional de Clubes de Leones. (LCI).

  • - Informar sobre el Programa del Presidente Internacional.

  • - Informar sobre el Programa del Distrito.

  • - Informar sobre el estado de los Clubes del Distrito.

  • - Alentar las actividades de servicio y el incremento de socios.

  • - Ayudar a resolver problemas del club si los hubiera.

  • - Otros aspectos que considere necesarios.

 Los Clubes deben informar lo siguiente:

Por el Presidente:

  • - Situación administrativa del Club.

  • - Plan de capacitación de los socios.

  • - Relación con otras Instituciones.

  • - Reuniones y relación con Jefes de Región y Zona.

  • - Informe sobre la situación del Club Leo (si lo tuviera).

  • - Informar sobre las dificultades que tenga el club y en la sesión tratar de buscar soluciones a la problemática del cubil.

  • - Solicitar información sobre programas de apoyo y financiamiento de LCI.

  • - Cualquier otra inquietud sobre la marcha administrativa del club.

Por los Vice Presidentes:

  • - Cronograma de actividades.

  • - Trabajo realizado por los diferentes Comités,

  • - Programas de Recaudación de fondos.

  • - Programas de actividades de servicio.

  • - Actividades Regionales.

Por el Secretario:

  • - Envío de Informes mensuales de Movimiento de Socios a LCI, Gobernación, Jefe de Región y Jefe de Zona.

  • - Nómina general de los socios con datos generales y especificación de Número de Socio..

  • - Actas de las Juntas de Directorio y Juntas Reglamentarias.

  • - Porcentajes de asistencia a Juntas de Directorio, Juntas Reglamentarias y Actividades del Club.

  • - Archivo de correspondencia recibida y despachada.

Por el Tesorero:

  • - Presupuesto de la Gestión.

  • - Informe sobre los pagos de las cuotas de los socios.

  • - Informe sobre los pagos a LCI y a la Gobernación.

  • - Morosidad en pagos de las cuotas de los socios.

REUNIÓN PROTOCOLAR O JUNTA REGLAMENTARIA.

Esta es una reunión muy importante. Deben asistir todos los miembros del Club e invitar a las Autoridades Leonísticas, socios de otros Clubes, Autoridades locales, Instituciones afines, prensa, etc.

Los leones, deben reconocer y practicar las formalidades de etiqueta que la dignidad León Gobernador merecen durante su visita oficial.

El Presidente del Club no debe permitir durante esa noche el que el León Gobernador compita con otro orador, ni tampoco sostenga sesiones administrativas de larga duración.

A esta Junta se le debe dar suma importancia y organizarla con mucho detalle y esmero, porque se muestra al Club en su plenitud. 

Se debe confeccionar un programa lo más breve posible, pero sin olvidar aspectos de importancia. El punto importante y central son las palabras de mensaje del Gobernador que siempre será el último en hablar.

Se puede jerarquizar con su presencia el acto solemne de Promesa de nuevos socios, guardando el marco adecuado y con las debidas reglas Protocolares que establecen las normas vigentes.

La cuota de hospitalidad no será cobrada al Gobernador ni a su Dama.

RECOMENDACIÓN:

Los Clubes de Leones a convocatoria del Jefe de Región y/o Jefe de Zona, deben recibir al Gobernador y su Comitiva en la Terminal Terrestre ó Aérea según corresponda luciendo sus distintivos Leonísticos.