COMITÉ ADMINISTRATIVO

COMITÉ DE FINANZAS

(Vea también la hojas de información para el tesorero)

Generalmente, el presidente de este comité es el tesorero del club.

Deberes

Son funciones y deberes de este comité:

  • Ser responsable de los presupuestos del club.

a. Analizar los datos que recibe de los comités y la Junta Directiva.

b. Preparar un presupuesto administrativo y uno de actividades.

c. Presentar los presupuestos a la Junta Directiva y a los socios en asamblea para su aprobación.

d. Vigilar que todos los programas se ajusten al presupuesto.

  • Supervisar el cobro puntual de las cuotas.
  • Atender el pago puntual de cuentas.
  • Ayudar a formular los planes de recaudación de fondos para las actividades del club.
  • Obtener las pólizas de seguros, cuando sea necesario debido a la naturaleza del proyecto.
  • Ayudar al secretario y al tesorero en el desempeño de sus labores.Hacer que los libros de contabilidad sean revisados por un auditor.
  • Ver que los informes financieros mensuales sean presentados a la Junta Directiva y a los socios.
  • Enviar a la Oficina Internacional los informes semestrales.
  • Desempeñar cualesquiera otras funciones de acuerdo a los Estatutos y Reglamentos del club y a solicitud del presidente.
  • Reunirse periódicamente para revisar los asuntos financieros del club.

En caso de que se contemple llevar a cabo actividades tales como una presentación de fuegos artificiales, circos, construcciones y otras similares, por las que el club y sus socios sean responsables, se debe contar con un seguro de responsabilidad civil. Este comité es responsable de que se tome una póliza de seguros adecuada.

Lions Clubs International no recomienda actividades en las que se haga uso de fuegos artificiales.

 

Primera reunión

El presidente del comité debe:

  • Fijar la fecha, lugar y hora de la primera reunión, después de consultar con el presidente y el vicepresidente del club.
  • Notificar la fecha, lugar y hora de la primera reunión.
  • Obtener copias del estado financiero del club y copias de los presupuestos correspondientes al año fiscal anterior, las cuales distribuirá entre los miembros del comité.
  • Tener listos los formularios en blanco para presupuestos, preparados para uso de los miembros del comité en la reunión. Refiérase al formulario de presupuesto que se sugiere en esta sección.
  • Llamar por teléfono a los integrantes del comité por lo menos dos días antes de la reunión, para recordarles de la misma.

Orden del día que se sugiere para la primera reunión del comité

  • Responsabilidades del comité de finanzas.
  • Información general sobre finanzas y las cuotas internacionales per cápita.
  • Metas que se fijará el comité.
  • Discusión sobre el estado financiero del club al final de cada período y los presupuestos de años anteriores; después, distribución de formularios de presupuesto en blanco para la preparación del presupuesto administrativo y el presupuesto de actividades del año en curso.
  • Preparación del presupuesto administrativo y presupuesto de actividades para un semestre o para todo el año.
  • Se hacen los preparativos para la aprobación de los presupuestos.

Entonces, el comité recomienda a la Junta Directiva que:

  • Se designe el banco o bancos en los que se depositarán los fondos del club.
  • Las personas que firmen o endosen los cheques del club sean dos de las siguientes: el presidente, el secretario o el tesorero.
  • Los fondos administrativos y los fondos de actividades se depositen en cuentas separadas, y que se lleven libros separados para cada fondo.
  • Determinar que se permitan desembolsos únicamente cuando las facturas han sido debidamente aprobadas por el Comité de Finanzas y la Junta Directiva ordene su pago. Se pueden autorizar excepciones en el caso de cuentas fijas estipuladas en los estatutos como son las cuotas internacionales y las cuotas distritales.
  • Asesorar al secretario y al tesorero para que preparen los estados financieros administrativos y de actividades, con el fin de que se los presente mensualmente a la junta y al Comité de Finanzas, trimestralmente al club en una de sus sesiones regulares, y para que el secretario remita semestralmente a Lions Clubs International un informe de "situación financiera".
  • Proveer una caución (en una suma que sea suficiente para cubrir el máximo de los fondos que el club tendrá en un determinado momento durante el año) para todos los dirigentes que son responsables de los fondos del club.
  • Supervisor una auditoría de los libros y cuentas del club al finalizar el año, o más a menudo si fuera necesario.
  • Decidir la fecha, el lugar y la hora de las reuniones mensuales del Comité de Finanzas. Cada una de estas reuniones debe ser efectuada antes de la reunión regular de la Junta Directiva, para que las facturas aprobadas por el comité sean tramitadas con prontitud por la Junta Directiva.
  • El comité preparará un informe de reunión del comité para que sea presentado a la Junta Directiva, incluyendo copias para el presidente y secretario. Las copias que sean para estos dirigentes deben ser entregadas antes de la reunión de la Junta Directiva.

Otras funciones

  • Recomendar que el Comité de Finanzas obtenga del banco la tarjeta para registrar las firmas autorizadas del club. Esta tarjeta se debe llevar a la primera reunión de la junta para que la firmen los dirigentes designados, para después devolverlas al banco.
  • Después que la Junta Directiva decide llevar a cabo un proyecto de recaudación de fondos, el Comité de Finanzas se reúne para ejecutar el plan de la directiva y realizar los proyectos con éxito.
  • Una vez que la Junta Directiva decide poner en marcha el programa de actividades para la comunidad, el Comité de Finanzas prepara un presupuesto para cada una de las actividades. Estos presupuestos deben ser presentados ante la Junta Directiva para su aprobación.
  • El presidente del Comité de Finanzas asistirá a todas las reuniones de la Junta Directiva, cuando así lo indique el presidente del club.
  • Ayuda en el cobro de las cuotas y otros fondos que se deben al club, cuando así lo ordene la Junta Directiva.
  • Las reuniones regulares del Comité de Finanzas deben realizarse mensualmente y las extraordinarias cuando las circunstancias así lo determinen. En las reuniones regulares, el comité estudia los estados financieros del club y compara los ingresos y egresos con las partidas del presupuesto, aprueba las cuentas que deben ser pagadas y examina aquellos asuntos que necesitan la atención del comité.
  • El Comité de Finanzas desempeña otras actividades y funciones como lo determinan los Estatutos y Reglamentos, como lo determine la Junta Directiva y de acuerdo a las circunstancias.

El sistema presupuestario

El sistema presupuestario es la práctica que determina con anticipación, de la manera más exacta posible, los ingresos y egresos para un período de tiempo determinado; en base a este cálculo se prepara un presupuesto que sirva de guía a los funcionarios y Junta Directiva en el manejo de las finanzas del club. Un club de Leones debe tener por lo menos dos presupuestos: 1) un presupuesto administrativo, y 2) un presupuesto de actividades. El presupuesto debe abarcar por lo menos seis meses o el año completo.

El presupuesto administrativo tiene que ver con las finanzas básicas del club- los ingresos y egresos monetarios que sean necesarios para la operación normal del club. Los ingresos para asuntos administrativos se obtienen principalmente de las cuotas que pagan los socios.

El presupuesto de actividades tiene que ver con el costo de las actividades patrocinadas por el club. Los. ingresos deben ser obtenidos por medio de proyectos especiales de recaudación de fondos del club en la comunidad. Un club de Leones bien administrado siempre cuenta con los fondos necesarios para llevar a cabo las actividades planificadas.

Cuotas

El tesorero, con la recomendación del Comité de Finanzas y la aprobación de la Junta Directiva, debe fijar las cuotas anuales de los socios de manera que el club pueda funcionar adecuadamente desde el punto de vista financiero. Si las cuotas no alcanzan a cubrir lo necesario para que el club opere eficazmente, el Comité de Finanzas debe recomendar a la Junta Directiva que apruebe un aumento en las cuotas. El comité debe hacer un estudio para encontrar la cantidad que será necesaria para resolver el problema.

Financiación de las actividades del club

Los fondos para costear las actividades de servicio deben originarse en actividades de recaudación de fondos que el club hace en la comunidad.

Antes de iniciar cualquier actividad de recaudación de fondos y/o actividades de servicio, deben ser primero aprobadas por el Comité de Finanzas y oficialmente autorizadas por la Junta Directiva. Antes de emprender una actividad de servicio, se debe contar con dinero suficiente en la cuenta de actividades para cubrir el costo del proyecto. Ninguna porción de dinero proveniente de recaudaciones de fondos en la comunidad podrá ser usada en el presupuesto administrativo ni tampoco puede ser transferida a la cuenta de gastos administrativos.

El club debe mantener dos cuentas bancarias diferentes: una para fines administrativos y otra para actividades caritativas.

Recaudación de fondos administrativos en casos de urgencia

Si se hace necesario conseguir fondos adicionales a las cuotas del club para asuntos administrativos del club, se podrá realizar recaudación de fondos únicamente dentro del club. Sin embargo, no se recomienda esta práctica a menos que se trate de una medida temporal. Si la necesidad continúa, entonces será necesario aumentar las cuotas para cubrir todos los gastos administrativos del club.

Prácticas que deben ser evitadas

El Comité de Finanzas debe insistir en que bajo ninguna circunstancia se hagan evaluaciones financieras.

Se debe evitar la práctica de hacer donaciones y contribuciones a otras organizaciones con actividades y objetivos similares a los clubes de Leones. El Comité de Finanzas debe velar para que el club no se convierta en una agencia de recolección de fondos para otras organizaciones. Las propuestas de donaciones para cualquier causa, deben ser evaluadas primeramente por el Comité de Finanzas, el que después informará a la Junta Directiva.

Esto no excluye la posibilidad de que el club de Leones patrocine este tipo de proyectos, siempre y cuando se hagan en calidad de actividades del club; sin embargo, primero éstas deben ser adoptadas por la Junta Directiva como actividades del club.

El club debe mantener dos cuentas bancarias diferentes: una para fines administrativos y otra para actividades caritativas.

Porcentaje per cápita y fondo para convenciones

El 1 de enero y el 1 de julio de cada año, conforme a lo estipulado en los Estatutos y Reglamentos Internacionales, cada León aporta a la Asociación un porcentaje per cápita de su cuota internacional. Este pago lo hace todo socio que se encuentra en la lista oficial del club sin importar su clasificación, v.gr: sean socios activos, foráneos, honorarios o privilegiados.

Las cuotas internacionales incluyendo el porcentaje per cápita, se pagan por adelantado el 15 de enero y 15 de julio respectivamente, y son consideradas cuentas morosas si no se pagan dentro de los 60 (sesenta) días subsiguientes a la fecha que se remite la factura.

Socios reinscriptos y trasladados

El cargo que se cobra por la reinscripción de un socio es el mismo que corresponde a la cuota per cápita semestral del socio e incluye todos los cargos que se hacen hasta la siguiente fecha de cobro de las cuotas. No es prorrateable.

Cuando un socio se traslada de un club de Leones a otro, Lions Clubs International cobra la misma cantidad que la de reinscripción, con la excepción de que, si el club de donde este León viene ha pagado su cuota Internacional, no se la vuelve a cobrar.

Tanto para los socios trasladados como para los reinscriptos, la cuota se cobra únicamente cuando no hayan transcurrido más de 6 meses. Si transcurre un período mayor a seis (6) meses, se le cobrará la cuota de socio nuevo.

Socios nuevos

Además de los derechos de admisión, por cada socio nuevo se le facturan al club las cuotas per cápita (prorrateadas) hasta el siguiente período, más una cuota de convención que no es prorrateable.

Cuotas distritales

Los clubes de Leones son facturados por concepto de las cuotas distritales por el secretario - tesorero del gabinete del distrito al que este club pertenece. El monto de las cuotas distritales se estipula en los Estatutos y Reglamentos del distrito.

Las cuotas distritales se destinan para cubrir los gastos administrativos del distrito, tales como reembolsos de gastos hechos por los dirigentes al llevar a cabo sus deberes oficiales y otros gastos administrativos del distrito.

Estados de cuenta

Al final de cada mes, Lions Clubs International envía al secretario un estado de cuentas del club, en el que se muestran los débitos (si los hay) pagaderos a la Asociación Internacional.

El secretario y el tesorero deben preparar estados financieros para presentarlos mensualmente ante la Junta Directiva del club, y para presentarlos trimestralmente ante todo el club. También, se debe enviar un estado financiero semestral a la Oficina Internacional de Lions Clubs Internacional.

Otros comités

El presidente del Comité de Finanzas coopera con:

El Comité de Programas: El Comité de Finanzas trabaja con este comité para que en el presupuesto de fondos administrativos se incluya una partida de gastos para los programas del club. Ayuda a este comité en la ejecución de proyectos que generen ganancias financieras netas para el club.

El Comité de Afiliación: El Comité de Finanzas informa al Comité de Afiliación acerca de las cuotas de ingreso y las cuotas del club.

El Comité de Estatutos y Reglamentos: El Comité de Finanzas mantiene estrecha comunicación con este comité para tratar sobre las necesidades financieras del club y asegurarse de que se incluyan las normas correspondientes en los Estatutos y Reglamentos del club.

El Comité de Asistencia: Los socios algunas veces dejan de asistir a las reuniones debido a que se han atrasado en el pago de las cuotas del club. Procurando mantener al día el pago de las cuotas, el Comité de Finanzas evita esta clase de problemas y por consiguiente ayuda al Comité de Asistencia.

El Comité de Información Leonística: El Comité de Finanzas pone en manos de este comité información detallada sobre el empleo de las cuotas internacionales del distrito y del club.

El Comité de Relaciones Públicas: El Comité de Finanzas ayuda a tramitar el pago de botones de solapa, emblemas, placas y carteles para carreteras y calles, así como otros artículos de publicidad similares para que se consigan a precios razonables.

El Comité de Convenciones: El Comité de Finanzas colabora con este comité en la obtención de fondos para pagar totalmente o parcialmente los gastos de los delegados del club a la convención del distrito y la convención Internacional.

Con todos los comités de actividades: El Comité de Finanzas trabaja en estrecha colaboración con todos los comités de actividades que necesitan fondos durante el año.

Gentileza: Lions Clubs International Association