GRILLA DE REQUERIMIENTOS

(para preparar y organizar un evento)

Recopilado por: C.L.
 

GRILLA DE REQUERIMIENTOS

EVENTO :...................................................................................................................

FECHA :.....................................................................................................................

HORARIO :.................................................................................................................

LUGAR :.....................................................................................................................

REQUERIMIENTOS   SOLICITADO   FECHA

INFRAESTRUCTURA EDILICIA

PINTURA :...........................................

LIMPIEZA :..........................................

OTROS :.............................................

 

Palco

Escritorio
Tarima Cubremesa
Sillas Vallas
Tarjeta de Ubicación Cordón
Alfombra Cinta de Corte

 

ORNAMENTACIÓN

Banderas:  

a) Ornato......................................

b) Estructura Metálica

    con Banderas............................

Isologotipo....................................................

Letrero..........................................................

Arreglos Florales..........................................

Centros de Mesa..........................................

 

LOCUCIÓN

Locutor:........................................................

Palabras del Locutor:...................................

 

PRENSA
Difusión:........................................................

 

SEGURIDAD

Policía Federal..............................................

Servicio Penitenciario...................................

Unidad de Apoyo Médico..............................

 

VARIOS

Banda de Música:............................................

Coro:..............................................................

Fotógrafo:.......................................................

Equipo de Filmación:.......................................

 

OTROS
Servicio de Lunch........................................
 

DESARROLLO DEL ACTO

COMUNICADO A      FECHA

RECEPCIÓN

PALABRAS DE AUTORIDADES........................................................................................

INVOCACIÓN RELIGIOSA.................................................................................................

BENDICIÓN......................................................................................................................

CORTE DE CINTA.............................................................................................................

VINO DE HONOR.............................................................................................................

 

INVITACIONES

LISTA DE INVITADOS.......................................................................................................

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NOTA...............................................................................................................................

TARJETA.........................................................................................................................

TELEFONÍA - FAX.............................................................................................................

 

PLANO DE ORIENTACION

COMUNICACION SEÑORA DEL FUNCIONARIO.................................................................

AVISO CHOFER...............................................................................................................

AREAS RELACIONADAS CON EL EVENTO.......................................................................

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AUTORIDADES LEONISTICAS         

AUTORIDADES PROVINCIALES

AUTORIDADES MUNICIPALES

AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS

FUERZAS ARMADAS

FUERZAS DE SEGURIDAD

INVITADOS ESPECIALES

 

ESTACIONAMIENTO DE VEHÍCULOS

RESPONSABLES                                  ........................................................

LUGAR                                                  ........................................................

 

CEREMONIAL

PERSONAL

 

Cuadro de texto: ........................................................
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........................................................
........................................................

RESPONSABLES POR AREA

 

 

ENLACE DEL ACTO

NOMBRECuadro de texto: ........................................................
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........................................................
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CARGO

TELÉFONO/CELULAR/FAX

 

 

 

ETAPA POST EVENTO


FIN DEL EVENTO Y EVALUACIÓN
Lo primero que debemos tener en cuenta, es que cuando un evento termina, finaliza en primer lugar para el público asistente; pero faltará un poco más para que termine para los organizadores.


Aclaremos esto: si el evento que hemos organizado es un Congreso, Seminario, Jornada, este culminará oficialmente cuando finalice la última conferencia y se realice el acto de clausura si es que se realiza.

 

A partir de ahí, se deberá indicar a los asistentes como se reunirán con sus certificados.

 

Nos quedan los disertantes, de los cuales aún somos responsables. Probablemente, los organizadores realicemos una comida de despedida para los disertantes, y luego nos quede la responsabilidad de conducirlos al hotel, luego, regresar al salón, desarmar, ocuparnos de que la empresa de limpieza realice su cometido y devolver el predio o salón en el mismo estado en que lo recibimos.


Si nuestro evento fue una exposición o feria, y se han montado stands, podemos también decir que cuando llega el horario de cierre del último día de exposición, esta termina para el público, pero no para expositores ni organizadores. Así como armar nos llevó un día; desarmar lleva otro tanto. Es importante que el desarme sea ordenado, que se lleve a cabo dentro de los horarios establecidos y que mantengamos el control de lo que retira cada expositor.

 

Una vez que todos los stands estén desmantelados, se realizará el desarme de las estructuras (paneles) y del tendido eléctrico, y recién estaremos en condiciones de realizar la limpieza para devolver el predio.


EVALUACIÓN
Lo que resta, ahora, es evaluar el desarrollo del evento, el cumplimiento de los objetivos, etc.
Para esto, lo ideal es reunirse luego de unos días, para, con cierta perspectiva poder evaluar la actuación de cada comisión.

Este repaso por comisión nos permite repasar también todos los servicios prestados. Podremos concluir no solo sobre nuestro desempeño como organizadores sino también sobre los proveedores que hemos contratado:

 

¿Fue apropiado el predio?

¿Los hoteles seleccionados, ofrecieron un buen servido?

¿Estuvo conforme la gente con ei servicio gastronómico? Etc, etc.


Esta evaluación sincera y detallada nos permitirá conocer cuales son las perspectivas del evento de cara hacia el futuro:

 

¿Es posible repetirlo año tras año?

¿Cada dos años?

¿En otro lugar o en el mismo?

¿En otra fecha o en la misma?

¿Cambiando nuestra manera de encarar la organización o manteniendo la estructura actual?