Funcionarios Distritales

JEFES DE REGION

Definición de un buen Jefe de Región

Es un León dedicado, tanto en la teoría como en la práctica.

Es leal al gobernador de distrito en palabras y hechos.

Apoya a los asesores distritales y nunca olvida que el club es la unidad más importante en el Leonismo.

Expectativas y cómo prepararse para el cargo

Posiblemente usted ha desempeñado varios cargos de liderazgo dentro del Leonismo antes de su nombramiento como jefe de región. Cada función que ha desempeñado lo ha preparado para la siguiente. Ahora, como jefe de región asumirá mayores responsabilidades. Su influencia se extenderá a una región geográfica más extensa y aumentará el número de Leones a los que usted debe atender.

Estas son algunas de las preguntas que usted debe hacerse al entrar en funciones:

1. ¿Saben su esposa y su patrón que usted ahora tiene obligaciones adicionales que le exigirán tiempo y energía?

2. ¿Habló con su predecesor para saber cuáles son los proyectos que hay que terminar o cuáles son los asuntos de importancia regional que requieren de atención inmediata?

3. ¿Se ha comunicado con el gobernador de distrito en funciones para informarse de los planes para el distrito y qué parte de ellos son su responsabilidad?

4. ¿Tiene usted planes o una lista de proyectos que le gustaría llevar a cabo antes de terminar su año en ejercicio? (En esto, su calendario de planes puede serle muy útil).

5. ¿Ha considerado tomar cursos de capacitación para mejorar sus aptitudes de liderazgo?

6. ¿Ha dedicado tiempo para repasar los estatutos y reglamentos de su Distrito.

Usted es miembro de un equipo mundial

No es necesario recordarle lo importante que es el cargo de jefe de región para la región y el distrito. El éxito de los clubes de Leones en su distrito depende del desempeño en conjunto de cada presidente de club, jefe de zona, jefe de región, vicegobernador y gobernador de distrito. Usted es el eslabón entre el gobernador de distrito y las actividades que desarrollan los jefes de zona y los presidentes de clubes.

Más de 1,4 millones de Leones están unidos por el espíritu de trabajo en cooperación, y lo que uno de ellos dice o hace afecta de una u otra manera a todo el Leonismo. Lo que usted dice en las reuniones de gabinete, convenciones, seminarios y en sus visitas personales a los clubes, terminará influyendo en el rendimiento de su gobernador de distrito. Sus palabras y acciones tienen un efecto directo en los logros de su distrito al finalizar el año. Las obras que usted realice pueden tener un impacto en el Leonismo a nivel mundial.

La autoridad de su cargo

La sección 5 (3) del artículo II de los Reglamentos Internacionales dice que el jefe de región, si el cargo fuera utilizado durante el año en ejercicio del gobernador de distrito en cuestión, supeditado a la supervisión y dirección del (mismo) gobernador de distrito, será el dirigente administrativo principal de su región. Sus responsabilidades específicas serán:

(a) Fomentar los propósitos y objetivos de esta Asociación.

(b) Supervisar las actividades de los jefes de zona en su región y la de los asesores distritales que le hayan sido asignados a él por el gobernador de distrito.

(c) Tomar parte activa en la organización de nuevos clubes y el fortalecimiento de clubes débiles.

(d) Desempeñar otras funciones y obligaciones que pudiera asignarle la junta directiva internacional a través del Manual del Jefe de Región y otras instrucciones.

Principales funciones del Jefe de Región

1- Ayudar en todo lo posible al gobernador, especialmente en asuntos relacionados a la región.

2- Coordinar las actividades de los jefes de zona.

3- Dar atención a los clubes débiles. Fortalecerlos con la ayuda del jefe de zona.

Ayudar en todo lo posible al gobernador de distrito especialmente en asuntos relacionados a la región

Para realizar un buen trabajo, el gobernador debe depender de cada uno de los jefes de región, contando de que cumplan con todas las obligaciones que les correspondan. Las funciones que el gobernador asigna a sus jefes de región varían de distrito a distrito. Sin embargo, la relación entre todos los gobernadores y jefes de región tiene un elemento en común: la confianza mutua. El gobernador confía en que usted cumplirá sus funciones responsablemente, de la misma manera como los Leones líderes de mayor jerarquía confían en que el gobernador hará su trabajo como corresponde.

El gobernador le puede asignar algunas tareas como:

  • Motivar a los jefes de zona.
  • Hacer visitas oficiales a los clubes en reemplazo del gobernador.
  • Presentar informes sobre la situación de la región.
  • Ponerlos al tanto de los proyectos ya en marcha o de los que se quieren iniciar.
  • Dar un informe breve y conciso en las reuniones del gabinete, dejando que el jefe de zona presente información específica respecto a los clubes.
  • Ayudar al gobernador en la supervisión de los comités distritales.
  • Presentar informes de sus visitas a los clubes.
  • Colaborar con el asesor distrital de capacitación de dirigentes.
  • Ayudar en la planificación de la convención distrital y otras reuniones distritales.

Coordinar las actividades de los jefes de zona

Los jefes de zona son el eslabón de unión más importante entre los Leones, usted y el gobernador. Cuando usted informa al gobernador sobre la situación de los clubes de su región, nadie puede darle información más concreta que los jefes de zona. Uno de los grandes desafíos de su posición es coordinar las varias actividades de sus jefes de zona. Esto deberá hacerse de manera que:

  • Dé asesoría sin dar la impresión de querer imponer sus ideas.
  • Esté de acuerdo con los objetivos generales del gobernador.
  • Evite la innecesaria duplicación de servicios para las mismas personas (esto puede suceder en áreas con una alta densidad de población).

Para tener una comunicación efectiva con sus jefes de zona y ofrecerles el beneficio de su experiencia, reúnase con ellos frecuentemente. Las conversaciones telefónicas y la correspondencia nunca sustituyen la eficacia de la reunión personal. En las reuniones, procure lograr lo siguiente:

a) Evaluar el progreso logrado con relación a los objetivos que usted y el gobernador hayan fijado para cada jefe de zona.

b) Discutir y estudiar los problemas de los clubes y el distrito.

c) Obtener de cada jefe de zona un informe oral de los programas futuros.

Cuando usted asista a reuniones de zona, recuerde:

  • Deje que el jefe de zona dirija la reunión. No interfiera, usted está visitando en calidad de observador.
  • Aproveche la oportunidad para conocer mejor a los clubes.
  • Evalúe la eficacia del jefe de zona. Observe en qué aspectos él puede necesitar de su ayuda.

Dar atención a los clubes débiles. Fortalecerlos con la ayuda del jefe de zona

Cuando. se da de baja a un club, la situación probablemente no es la responsabilidad exclusiva de un León en particular. Sin embargo, cancelar un club es un fracaso que debe ser compartido por todos los líderes Leones, entre ellos el jefe de región. Para prevenir que una situación como esta ocurra, usted debe dedicar atención a los clubes débiles. Si usted nota síntomas de debilidad en algún club, avise inmediatamente al jefe de zona y ayúdele a trabajar con ese club. Recuerde, mientras más pronto trabajen con ese club, más fácil será la tarea de fortalecerlo.

Los siguientes son algunos de los síntomas de debilidad de un club:

  • Las reuniones son poco concurridas y la nómina de socios disminuye gradualmente.
  • El club no realiza ninguna actividad de servicio.
  • Hay falta general de entusiasmo por las actividades Leonísticas.
  • No se consiguen nuevos socios.
  • El club no paga sus cuotas a tiempo.
  • Sus Informes Mensuales de Movimiento de Socios llegan atrasados o no son enviados.

Estos síntomas de debilidad usted los podrá notar únicamente si conoce bien a los clubes de su región. Para llegar a conocerlos, usted deberá:

  • Visitarlos personalmente.
  • Asistir a las reuniones de zona (en calidad de observador) y mantener estrecha comunicación con los jefes de zona.
  • Leer los boletines de los clubes.
  • Leer los Informes Mensuales de Movimiento de Socios (formulario C-23-A).

A continuación enumeramos algunos de los métodos que frecuentemente emplean los jefes de región para ayudar a los clubes débiles. Se debe usar mucho tacto al momento de ponerlos en práctica:

1. Investigue dónde está el problema para determinar las causas.

2. Comunique y discuta los resultados de su investigación con los dirigentes del club.

3. Ofrezca soluciones para corregir el problema. Quizás usted prefiera hablar primeramente con el jefe de zona y con el gobernador. En casos extremos, usted puede sugerirle al gobernador que al club se le ofrezca el programa del "León Reactivador".

Clubes en statu quo

Cuando un club de Leones no puede funcionar adecuadamente, el gobernador de distrito recomienda que Lions Clubs International lo ponga en la categoría de "statu quo". Esto significa una suspensión temporal de la Carta Constitutiva del club. Bajo estas circunstancias, el club tiene un período de 90 días para que estudie y resuelva sus problemas. En tales casos usted debe darle al club la mayor atención y prioridad. Sin embargo, como en la mayoría de los casos, será el jefe de zona el que estará trabajando de cerca con los clubes en statu quo. Su ayuda como consejero será muy valiosa, además será muy positivo que en estos casos usted ofrezca sus servicios.

Registro de Estadística

Para su conveniencia, el formulario de Registro de Estadística de Club (muestra al final del manual) puede usarse para registrar información pertinente a los clubes de Leones de su región. Los datos para las entradas se pueden tomar de los Informes Mensuales de Movimiento de Socios, de los que usted recibirá copias periódicamente.

Los Clubes fuertes también lo necesitan

Un León líder como el jefe de región, nunca puede hacerse conjeturas como ésta: porque un club es fuerte hoy, no necesitará de su ayuda mañana. El club fue consolidado, no solo por el constante esfuerzo de los líderes del club, sino también por la constante vigilancia y atención de los dirigentes distritales. Ningún club llega a ser tan fuerte como para que nunca necesite que se le dé ánimo para llevar a cabo sus programas. Recuerde que un club fuerte es el mejor respaldo para un club débil.

Al visitar cualquier club, asegúrese de que el club cuente con los siguientes seis elementos, sin los cuales ningún club puede funcionar con éxito:

1. Un programa de servicio importante que la comunidad necesite y desee.

2. Un programa de recaudación de fondos en el que la comunidad participe y contribuya.

3. Buenas relaciones públicas, tanto dentro como fuera del club.

4. Buenas reuniones. Esto significa que las reuniones se llevan a cabo en un lugar cómodo, buenas comidas a un precio razonable, un buen comité anfitrión y programas interesantes.

5. Espíritu de compañerismo y equipo.

6. Un programa de aumento de socios y desarrollo que incluya una ceremonia solemne de iniciación; una inmediata orientación y participación del nuevo socio.

Su papel en la fundación de nuevos clubes

Para extender el Leonismo, la principal iniciativa es comenzar un nuevo club en alguna comunidad que se beneficiará de su creación. Habiendo decidido lo primero, para fundar al club se necesita hacer lo siguiente:

1. Reunirse con el asesor distrital de extensión para conocer mejor el trabajo que a él le corresponde.

2. Obtener del gobernador la publicación Extensión de nuevos clubes (referencia LA-25).

3. Revise con el jefe de zona y con el asesor distrital de extensión la lista de comunidades Leonísticas de su región.

4. Anime a los clubes en su región a que organicen nuevos clubes y ofrézcales su cooperación.

5. Una vez que se haya fundado un club, usted también comparte la responsabilidad de cuidar de éste. Cerciórese de lo siguiente:

  • Que los dirigentes y socios estén bien instruidos en el Leonismo.
  • Que el club sea frecuentemente visitado por Leones de experiencia y trayectoria reconocida.
  • Que reciban asesoramiento y consejo cuando lo necesiten o soliciten, y que este tipo de ayuda no interfiera con las actividades y dirección del club.

El gobernador de distrito puede pedirle que dirija un seminario de orientación para nuevos socios o dirigentes de su región. Si este fuera el caso, usted puede obtener excelentes guías para la organización y dirección de sesiones solicitándolas al Departamento de Aumento de Socios y a la División de Liderazgo de la oficina internacional.

Ceremonia de juramentación de nuevos socios

En algunas oportunidades a usted se le pedirá que lleve a cabo una ceremonia de juramentación de nuevos socios. Naturalmente, esto podrá hacerse de diferentes maneras dependiendo de las costumbres locales. Pero siempre, la ceremonia debe hacerse con la solemnidad e importancia que se merece y debe ser presidida por un León de prestigio.

A continuación damos algunos ejemplos:

  • Haga una breve presentación de la historia de la Asociación Internacional de Clubes de Leones.
  • Presente una breve historia del club y sus actuales programas.
  • Recalque que la afiliación es únicamente por invitación, y que todos los socios del club dan la bienvenida a los nuevos socios.
  • Explique lo que se espera del nuevo socio: asistencia a las reuniones, tiempo para los proyectos del club, etc.
  • Tómeles el juramento.
  • Entregue la carpeta de nuevo socio y explique su contenido.
  • Explique las responsabilidades del socio patrocinador.
  • Dé la bienvenida al Leonismo, en nombre del club y del distrito.

JURAMENTO (primer ejemplo)

"Me complace ahora tomarle el juramento como socio de nuestro club y de la Asociación Internacional de Clubes de Leones, por favor, repita después de mí:

"Yo (nombre del socio) acepto mi afiliación oficial al club de Leones de __________, y me comprometo a participar en todas las actividades del club. Pondré todo lo que está de mi parte para cumplir con el Código de Etica del Leonismo, asistiré a las reuniones regularmente, aceptaré las responsabilidades que se me asignen y contribuiré con mi porción en los programas del club, distrito y Lions Clubs International.

"Ahora es usted miembro oficial del club de Leones de ___________, Su

patrocinador le pondrá el emblema Leonístico, lo que representa su incorporación a la nómina de socios del club".

(Los patrocinadores ponen el distintivo en los nuevos socios)

JURAMENTO (segundo ejemplo)

"Reconociendo su deseo de formar parte de este club de Leones y de la Asociación Internacional de Clubes de Leones, le pido que responda a mis palabras con un simple "sí, acepto y "sí, lo haré".

"¿Acepta usted formar parte del club de Leones de __________, sabiendo que al afiliarse está comprometido a participar en todas las actividades del club?

- SÍ, acepto.

"¿Pondrá usted todo lo que esté de su parte para cumplir con el Código de Etica del Leonismo y asistir a las reuniones regularmente, aceptar responsabilidades y contribuir con su porción en los programas de su club, el distrito y la Asociación?"

- Sí, lo haré.

"Desde este momento usted es miembro de la nómina oficial del club de Leones

de . Ahora, su patrocinador le pondrá el distintivo con el emblema del Leonismo que representa su incorporación oficial al club".

(Los patrocinadores ponen el distintivo en los nuevos socios)

Palabras de clausura

"Compañero León, lleve su distintivo en todo momento y con mucho orgullo. Quiero felicitarlo y darle la bienvenida a la organización de clubes de servicio más grande del mundo: la Asociación Internacional de Clubes de Leones. En nombre del club, quiero ahora hacer la entrega de la "Carpeta para Nuevos Socios"; contiene su certificado oficial de afiliación y otros materiales que le serán de utilidad al iniciarse en su carrera Leonística. Estamos muy complacidos de tenerlo entre nosotros como socio del club de Leones de __________.

 

Infraestructura de la Oficina Internacional

División de Suministros para Clubes

Vende y distribuye suministros y supervisa las operaciones de compra y despacho de artículos. Administra los departamentos que promocionan, facturan, tramitan, despachan y hacen el inventario de suministros para los clubes de Leones.

División de Convenciones

Desarrolla, administra y coordina las actividades más importantes en relación a la convención internacional y a las reuniones de la Junta Directiva.

División de Informática

Planifica, organiza y controla todas las operaciones de procesamiento electrónico de datos, incluyendo análisis de sistemas, programación, red de microordenadores y preparación de informes financieros, estadísticos, de inventario y de socios.

División de Administración de Clubes y Distritos

Dirige la administración de los distritos y clubes alrededor del mundo, coordina la adecuada transferencia de información en todos los idiomas oficiales de la Asociación. Tiene a su cargo la entrega de los premios Llave, premios para los gobernadores de distrito y los premios Presidente de Club por Excelencia.

División de Servicios Ejecutivos

Es responsable de la planificación de programas de largo alcance, protocolo, itinerarios, programas internacionales y otras asignaciones especiales que determine el administrador ejecutivo.

División de Extensión y Afiliación

Coordina y dirige los planes, programas y operaciones internas para fomentar el crecimiento de la Asociación mediante la creación de nuevos clubes, nuevos socios y programas de retención.

División de Actividades Internacionales y Desarrollo de Programas

Dirige operaciones en la investigación, planificación y desarrollo de materiales para diversas actividades. También coordina el flujo de información de los clubes y distritos a los respectivos comités de la Directiva; asimismo, pone en marcha los programas de actividades que la Junta Directiva haya aprobado.

División jurídica

Esta división es responsable de las operaciones legales de la Asociación, que incluye la preparación de documentos para el pago de impuestos anuales, control de marcas registradas de la Asociación, así como derechos de autor; está a cargo de la evaluación del seguro de responsabilidad civil de la Asociación, así como otros programas de seguros de propiedades y accidentes; la incorporación de clubes en los distritos; el respaldo o endoso y certificación de candidatos a cargos internacionales; y procedimiento para enmiendas a los Estatutos.

División de Liderazgo

Esta división es responsable de todos los programas de liderazgo y capacitación de dirigentes como seminarios, conferencias, programas de estudios y publicaciones a nivel internacional, de distrito múltiple, distrital y de clubes

(v.gr.: para los gobernadores de distrito, dirigentes de clubes, etc.).

División de Relaciones Públicas y Producción

Coordina e integra todos los programas de comunicaciones en relación al plan integral de relaciones públicas, comunicaciones internas y externas y la revista THE LION. Proporciona asesoramiento editorial y servicios de composición tipográfica y realización de maquetas para todos los boletines, guías, manuales de programas y material audiovisual de la Asociación.

División de Recursos

Administra los recursos de la Asociación (los empleados y los bienes). Ejecuta y verifica el cumplimiento de las normas que rigen los asuntos laborales y financieros de la Asociación, incluyendo transacciones bancarias, transferencias de fondos, contabilidad y cartera de inversiones.

Fundación de la Asociación Internacional de Clubes de Leones (LCIF)

Esta división administra la Fundación, entre sus funciones se incluyen promoción, administración de inversiones, control de entrega de subvenciones; la

división trabaja siempre en coordinación con el Consejo de Síndicos y la junta Directiva.

Gentileza: Lions Clubs International Association